Здравствуйте. Поиск данных с помощью ВПР в другом файле практически ничем не отличается от классического способа, когда все таблицы собраны в одной рабочей книге. Однако, здесь есть некоторые особенности, которые следует учитывать.

Напомню, ВПР записывается так:

=ВПР( искомое_значение ; массив_с_данными ; номер_выводимого_столбца ; способ_поиска )

Аргумент «массив с данными» как раз указывает на диапазон, в котором искать нужное значение. Обычно он записывается примерно так: A1:C10. Однако, для поиска в другом документе, формуле нужно дополнительно указать название рабочей книги и листа, на котором хранится таблица с данными. Вот так:

В том же файле на том же листе В том же файле на другом листе В другом файле
A1:C10 имя_листа‘!A1:C10 ‘[имя_файла.xlsx]имя_листа‘!A1:C10

Правила создания ссылок на другой документ

  1. Сначала в квадратных скобках указывается название документа с расширением;
  2. Далее следует имя листа и восклицательный знак
  3. Если в имени файла или листа есть пробелы – эта часть (до восклицательного знака (см пример в таблице) – обрамляется в одинарные кавычки
  4. За восклицательным знаком записываем диапазон ячеек

Неудобно вручную записывать такую ссылку, поэтому лучше предварительно открыть книгу с исходной таблицей, и при записи формулы выделить нужный массив мышью. Весь синтаксис программа оформит сама.

Вот, как это выглядит в реальном документе. Здесь ВПР ищет значение в документе «прайс», на листе «дилерам», в диапазоне B3:C21.

внешняя ссылка в ВПР

Ничего сложного, но вы должны понимать особенности такой связи между документами:

  • Когда файл, на который вы ссылаетесь, закрыт, программа добавляет к рассмотренной выше ссылке его полный адрес
  • Если оба файла открыты, изменения в исходной таблице сразу же «подтягиваются» и в результаты работы ВПР
  • Если, при открытии книги с ВПР, исходный документ закрыт, программа предложит обновить связанные значения. Согласитесь, или обновите их позже вручную (на ленте: Данные – Подключения – Обновить все)

Как видите, поиск в другой книге лишь немного сложнее обычного и не создает никаких трудностей. Главное – понимать, как это работает. Если вы после прочтения этой статьи не до конца поняли что к чему – пишите свои вопросы в комментариях!