Полезнейший функционал, о котором я расскажу – как сделать, чтобы при заполнении однотипных данных в таблицу, не писать их вручную, а выбрать из раскрывающегося списка Excel. Так, как на картинке:
Для реализации задуманного, действуйте в последовательности:
- Выделите ячейки, в которых нужно выбирать из списка. Например, целый столбец (как выделять – читайте здесь)
- Нажмите на ленте Данные – Проверка данных
- В открывшемся окне выберите Тип данных – Список
- В поле Источник перечислите возможные варианты через точку с запятой
- Либо укажите ссылку на диапазон, в котором находится список для выбора
- Нажмите Ок, готово!
Теперь, при выделении ячейки, справа от нее будет кнопка со стрелкой. Нажмите на нее, отобразится всплывающий список в Excel. Сделайте свой выбор.
Если Вы вручную введете в ячейку значение, которого нет в списке – программа сообщит об ошибке и предложит исправить, либо отменить ввод. Это поведение по умолчанию.
Дополнительные настройки выпадающего списка
Можно сделать некоторые правки, которые влияют на поведение инструмента.
На вкладке «Параметры» есть опции:
- Галка «Игнорировать пустые ячейки» — не будет предлагать в списке пустые значения, если они встречаются в источнике
- Галка «Список допустимых значений». Если она снята, выбор из выпадающего списка excel не будет работать, но программа проверит, чтобы вводимые значения были предусмотрены в источнике. Если внесенной строки нет в списке допустимых – выдаст ошибку
Настройки вкладки «Сообщение для ввода»:
Здесь пропишите меседж для пользователя, который будет вносить значение в клетку. Рядом с ней появится небольшое поле с вашим предупреждением или нотацией. Например, так:
Вкладка «Сообщение об ошибке» позволяет задать содержимое диалогового окна, которое появляется при введении ошибочного значения.
- Галка «Выводить сообщение об ошибке». Если она снята, вы можете добавлять в таблицу любые данные, но в раскрывающемся списке будут лишь те, что указаны заранее
- Вид – выбрать операцию, которая будет выполнена при вводе недопустимого значения
- Останов – ввод будет прерван, пока вы не внесете верные данные
- Предупреждение – Эксель переспросит, действительно ли вы хотите внести значение не из списка
- Сообщение – вам напомнят, что такой вариант не предусмотрен, но его все равно можно будет добавить
- «Заголовок» и «Сообщение» — текст диалогового окна
Это всё о выпадающем списке, но если вы хотите усилить свои знания – прочтите практикум, как сделать зависимый выпадающий список. Это когда исходные данные в одном списке зависят от того, что выбрано в другом. Когда я освоил этот способ – не понимаю, как жил без него!
На этом всё, если статья вам понравилась – поделитесь ею с друзьями и коллегами. Что-то не получилось – спросите в комментариях!