Здравствуйте, друзья. В прошлой статье мы разобрали создание сводной таблицы, настроили поля, обсудили вопросы фильтрации данных, сортировки, оформления. Пришло время чуть глубже вникнуть в работу инструмента для получения еще более современных и совершенных отчетов, а так же удобства использования сводных таблиц в повседневной работе. Приступаем!

Как скопировать сводную таблицу

Совсем недавно один из читателей обратился ко мне с вопросом: «А как скопировать сводную таблицу с одного листа на другой»? Решил осветить этот вопрос здесь, потому что слышу его не впервые. Сводная таблица – это не обычный диапазон данных, это область ячеек с результатами работы инструмента. Поэтому, просто скопировать сводную таблицу в другое место нельзя.

Но Вы всегда можете создать еще одну такую же таблицу в новом месте. Если же Вас интересует лишь результат работы инструмента и никаких манипуляций, связанных с работой сводных таблиц Вы делать не будете – можно скопировать данные в сводной таблице, и вставить их на новое место, как значения, а не как дубликат сводной таблицы. Для этого выполните такие действия:

  1. Выделите нужный диапазон данных в сводной таблице
  2. Скопируйте его одним из известных способов. Например, нажмите Ctrl+C на клавиатуре
  3. Установите курсор в ячейку, где должен располагаться верхний левый угол вставляемого диапазона
  4. Выполните на ленте Главная – Буфер обмена – Вставить – Значения.

В результате, программа вставит значения, содержащиеся в выделенном диапазоне. Дальше можете работать с этой таблицей, как с обычными данными на листе.

Как получить детальные данные из сводной таблицы

Иногда нужно получить исходные данные, на основании которых вычислена та или иная строка сводной таблицы. То есть, сделать выборку данных, удовлетворяющих какому-то критерию из сводной таблицы.

Вернемся к примеру из предыдущего поста. Там у нас была подневная таблица продаж по группам товара, регионам и менеджерам. Мы построили сводную таблицу, в которой посчитали сумму продаж с группировкой по менеджерам и группам товаров.

Представим, что по какой-то причине нас заинтересовали подневные продажи метизов у Романа. Выделим ячейку на пересечении строки «Роман» и столбца «Метизы». Жмем на нем правой кнопкой мыши и выбираем «Показать детали». Программа создаст новый лист и отобразит на нем выборку из исходной таблицы, т.е. все продажи Романа метизов.

А можно просто сделать двойной клик по нужной величине. Это альтернативный, и более простой способ.

 

Обратите внимание, что результат будет представлен в виде «официальной» таблицы Эксель, а не обычного диапазона. Можете еще раз оценить удобство такой структуры данных и воспользоваться всеми ее преимуществами.

Дополнительные вычисления в сводной таблице

Если стандартных функций вычисления в сводной таблице (сумма, количество, отклонение и т.п.) Вам оказалось мало, инструмент имеет дополнительные вычислительные возможности. Прежде всего, нажмите правой кнопкой мыши в любой ячейке столбца с вычислениями и выберите «Дополнительные вычисления». В списке вычислений будет много интересных вариантов. К примеру. Мы хотим знать какую долю продаж от всего количества выполняет каждый менеджер из примера. Выполним дополнительные вычисления в столбце, где суммируются продажи. Параметром выберем «% от суммы по столбцу». Посмотрите, в 2 клика мы перешли от натуральных величин к процентам, теперь легче сравнивать показатели, или скрыть их, когда не рекомендуется отражать в отчете конкретные цифры в денежных единицах.

Просмотрите все возможные опции расчетов, и Вы наверняка найдете то, что можно использовать уже сейчас.

Вычисляемые поля и объекты

Еще один интересный способ добавить таблице информативности – вычисляемые поля и объекты. Они применяются, когда нужно ввести в таблицу дополнительные строки или столбцы. К сожалению, в них нельзя записать привычные нам формулы и функции, но все же это лучше, чем ничего.

Вычисляемые поля

Эти объекты нужны, чтобы вставить в таблицу новые столбцы без вставки их в исходный массив данных. К примеру, у нас есть сумма продаж менеджеров и количество чеков. Рассчитаем в отдельном столбце средний чек.

Выполняем такую последовательность действий:

  1. Установим курсор в одну из ячеек, содержащих значения
  2. На ленте нажимаем: Работа со сводными таблицами – Анализ – Поля, элементы, наборы – Вычисляемое поле
  3. В открывшемся окне в поле «Имя» запишем «Средний чек»
  4. Теперь вводим формулу, нам нужно поделить сумму продаж на количество чеков. Всписке полей дважды кликнем на «Сумма продаж», пишем на клавиатуре знак деления «/» и дважды щелкаем на «Количество чеков. Должна получиться такая формула:

  1. Жмем Ок и смотрим, что получилось.

Теперь у нас появился еще один столбец, в котором посчитана средняя сумма в чеке для каждого менеджера. Его название появилось в области «Значения» панели настройки сводной таблицы.

Вычисляемые объекты

Похожий функционал предоставляют вычисляемые объекты. Но они вставляют в таблицу не столбцы, а строки. К примеру, у нас есть сумма продаж менеджеров, а нас интересует сколько составит НДС (18%) от этих продаж и общая сумма с НДС. Создаем вычисляемый объект:

  1. Ставим курсор в любую строчку первого столбца или любой столбец первой строки
  2. Жмем на ленте: Работа со сводными таблицами – Анализ – Поля, элементы, наборы – Вычисляемый объект. Откроется окно вставки:

  1. В поле «Имя» запишем «НДС», в списке «Поля» выбираем «Менеджер»
  2. Кликая дважды на имя каждого менеджера, запишем формулу: =(Алексей+Анна +Виктор +Виктория +Виталий +Денис +Егор +Роман +Светлана)*0,18
  3. Удалим ненужные поля, жмем Ок. Получаем еще одно поле, в котором будет посчитана НДС. Значение в этом поле будет добавлено к общей сумме.

Группировка данных в сводной таблице

Когда Ваша таблица готова, можно сделать дополнительную группировку данных. Это улучшит его читаемость и гибкость. Выделю несколько удобных инструментов группировки.

Группировка с шагом

Если Вам нужно объединить числовые данные в несколько интервалов для минимизации отчета – используйте этот инструмент. Например, в нашей таблице есть данные о продажах по дням. Нам нужно сгруппировать эти данные по месяцам. В сводной таблице это можно сделать очень просто. Делаем по шагам:

  1. Создаем сводную таблицу, где в строках будут дни, а в значениях – продажи. Если Вы не знаете, как создать сводную таблицу – сначала прочтите предыдущий пост;
  2. Кликните правой кнопкой мыши по любой из дат в сводной таблице и в контекстном меню выберите «Группировать». Откроется окно настройки группировки;

  1. В полях «Начиная с» и «по» автоматически установятся минимальная и максимальная даты в списке. Можете, при необходимости, указать здесь более узкий период для группировки
  2. В списке «С шагом» выберите эталонный интервал времени. У нас это «Месяцы». Можно выбрать сразу несколько пунктов в этом списке. Давайте попробуем построить по кварталам и месяцам, отмечаем их;
  3. Жмем «Ок» и сразу же получаем результат. Взгляните, что получилось:

Таким же образом можно группировать обычные числовые данные. Например, мы хотим сгруппировать ежедневные продажи с шагом 1000 и узнать, в каком из интервалов было больше всего чеков. Делаем так:

  1. Строим сводную таблицу, в строках – суммы продаж, в значениях – количество чеков. Сначала у нас получится длинная и бесполезная таблица.
  1. Кликнем правой кнопкой в любо строке первого столбца (суммы продаж) и выберем «Группировать». В открывшемся окне задаем минимальное и максимальное числа для группировки, а так же, шаг. У нас это 1000. Вместо огромной таблицы, получаем компактную, из десяти строк. В каждой строке – интервал сумм и количество чеков в этом интервале.

  1. Кликнем правой кнопкой по любой ячейке в столбце «Количество чеков» и выберем Сортировка – по убыванию;
  2. Можно для наглядности выразить результат в процентах. Кликнем по той же ячейке и выберем Дополнительные вычисления — % от суммы по столбцу. Вот и все, задача решена, нам прекрасно видно в каких интервалах сумм было больше всего чеков.

Конечно, эта задача упрощенная, он отличается от тех, которые будете решать Вы. Но главное – понять механизм работы, тогда сможете применить его в своих расчетах.

Так же, можно группировать записи вручную. Для этого выделите нужные данные и нажмите Работа со сводными таблицами – Анализ – Группировать – Группировка по выделенному.

Кстати, чтобы отменить группировку – кликните правой кнопкой мыши по группированному столбцу и выберите «Разгруппировать».

Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов

Если Вы мало знаете о срезах, или вообще с ними незнакомы – вот вам моя статья на эту тему. Вкратце, срезы – это инструменты, позволяющие фильтровать данные благодаря выносным кнопкам. Это прекрасный способ создать пользовательский интерфейс, ведь в реальности не каждый пользователь Эксель продвинут, как Вы и не все умеют пользоваться автофильтром, поиском или фильтрами сводных таблиц.

А выглядит это вот так:

Вы видите несколько окон на рабочем листе с перечисленными в них данными, а так же, сводную таблицу, содержащую полный набор данных. Но что если кому-то нужно посмотреть продажи метизов у Романа 1 апреля 2016 года? Кликаем в окнах на кнопки:

  1. В окне «Дата» ищем и выбираем 01.04.2016;
  2. В окне «Менеджер» выбираем «Роман»;
  3. В окне «Группа товара» кликаем «Метизы»

Вот так, за три клика любой пользователь может из огромного массива сведенной информации выбрать лишь нужный ему отрывок данных. Посмотрите, что получилось:

По-моему, отлично! Так вот, чтобы включить срезы в сводных таблицах – выделите любую ячейку этой таблицы и выполните на ленте Работа со сводными таблицами – Анализ – Фильтр – Вставить срез. На экране появится окошко, где нужно галочками отметить те поля сводной таблицы, по которым можно будет делать срезы. Каждому полю будет соответствовать свое окошко со списком. Выбирайте, жмите Ок и все, заработало!

Аналогично работает временная шкала. Этот инструмент очень похож на срезы, но управляет полями, в которых содержатся даты. Чтобы добавить временную шкалу – нажмите Работа со сводными таблицами – Анализ – Фильтр – Вставить временную шкалу. После простых настроек появится окно фильтрации дат, которое позволяет эффективно и быстро ограничивать периоды дат, выводимые в отчет.

Пожалуй, это все основные функции сводных таблиц, хотя их возможности можно изучать и далее самостоятельно. Готов ответить на Ваши вопросы по изложенному материалу, или тем моментам, которые не попали в обзор. В следующей статье мы рассмотрим сводные диаграммы, которые могут сделать еще более наглядной Вашу отчетность. До скорых встреч!