Друзья, мы начинаем рассматривать работу с датами и временем. Многие начинающие пользователи боятся момента, когда придётся работать с временными данными. Хотя, не всё так сложно. Отбросьте свои страхи, глубоко вдохните, внимательно прочтите этот пост. Если вы усвоите этот материал – дальше все пойдёт как по маслу. Вы реализуете в Excel учёт времени, и даже автоматизируете его. А нужно всего-то понять и осознать несколько основ работы с датами и временем.

Дата в Excel: всё проще, чем кажется

Многие считают, что дата в ячейке – это особенный тип данных, с которым тяжело обходиться. Это не так. Дата в Майкрософт Эксель – это обычное число, представленное в формате «Дата». Это порядковое число, обозначающее, сколько прошло дней от 0 января 1900 года. Например, если записать в ячейке число 30, и выбрать ему формат дата, получится число 30.01.1900.

А раз дата – это число, с ней можно производить обычные математические операции. Например, если прибавить к дате целое число – получим дату, большую на прибавленное количество дней.

Прибавление числа к Дате в Excel
Прибавление числа к Дате в Эксель

Есть небольшие ограничения – Excel работает с датами в диапазоне с 0 января 1900 года по 31 декабря 9999. Даты вне этого диапазона Excel записывает, как текст. Существенное ограничение? Мне так не кажется. В своей практике я не работал с датами, выходящими за эти пределы. Но если это необходимо, можно обрабатывать более ранние и поздние даты с помощью текстовых функций. Например, разделить такую дату на год, месяц и день с помощью функций извлечения части текста. Потом эти данные можно обрабатывать раздельно.

Кстати, 00.01.1900 — «техническая» дата, которую можно использовать, чтобы задать время без привязки к дате.

Ввод даты в ячейку Excel

Чтобы ввести в ячейку дату – не нужно знать её значение в числовом формате. Просто запишите дату в таком виде, как это принято в вашем регионе. Например, я пользуюсь такой записью: 01.05.2016. Программа автоматически вычисляет число даты и применяет к ней формат «Дата». Но если вы использовали комбинацию, которую Эксель не распознаёт – он сохранит данные, как текст. Тогда вы не сможете использовать функции обработки дат и выполнять математические операции.

Я советую найти удобный для вас вид записи, который программа воспримет, и всегда использовать его. Например:

  • 05.2016
  • 5.16
  • 01/05/2016
  • 05/2016
  • Какой-то другой, экспериментируйте

И всё же, дата – это не совсем обычное число. Когда вы форматируете числовую ячейку, на листе содержимое отображается с заданным форматом, а в строке формул – в своём исходном виде. Если же вы форматируете дату, в строке формул будет не соответствующее ей число, а дата в «Кратком формате».

Дата в строке формул Excel
Дата в строке формул Эксель

Время в Excel – считаем часы, минуты и секунды

Думаю, вы уже догадались, что время в Эксель – это тоже число. Точнее, его дробная часть. Например, полдень (половина суток) – это 0,5, а полдень 3 января 1900 года – это 3,5. Всё просто, не правда ли? Программа обрабатывает временные данные с точностью до одной тысячной секунды. На листе время можно отобразить, задав ячейке формат «Время», или один из форматов дат, включающий время.

Время в ячейке Эксель
Время в ячейке Excel

Ввод времени в ячейку Эксель

И здесь тоже нет ничего космического. Чтобы ввести время в ячейку запишите часы, минуты и секунды через двоеточие, как это обычно выглядит на цифровых часах.

Обратите внимание, если нужно записать 10 минут 45 секунд, количество часов пропускать нельзя, т.е. запишите так: 00:10:45. Если же записать 10:45, программа это воспримет, как 10 часов 45 минут 00 секунд.

Дам еще один совет. При вводе дат всегда записывайте год полностью, т.е. четырьмя цифрами, а не двумя. Иначе, программа применяет правила, принятые в региональных параметрах вашей операционной системы. Обычно, эти правила такие:

  1. При записи года числами 00-29, Excel запишет год из XXI столетия. Введите «16», получите «2016»;
  2. При записи числами 30-99 – XX столетие. Например, из «35» получится 1935 год.

Эти правила могут и будут изменяться, поэтому лучше задавать год однозначно.

Формат даты в Excel

Форматирование ячеек я уже рассматривал в посте о форматировании, здесь лишь немного напомню.

Чтобы изменить формат даты, откройте окно «Формат ячеек» (например, нажав Ctrl+1). В окне выберите нужный числовой формат – «Дата», или «Время». Справа в окне будут предложены различные варианты форматирования, разработанные для языка вашего региона. Выбирайте тот, что по душе и нажимайте ОК.

Выбор формата даты
Выбор формата даты

Так же, можно выбрать «Все форматы», чтобы вручную задать нужный формат.

Пожалуй, это и все знания, которые вам нужны, чтобы перейти к следующим постам о датах. А там мы будем рассматривать:

Заходите и читайте. Будет интересно, а главное – полезно!

Жду ваших вопросов в комментариях!