Срезы в Excel и другие приемы работы с таблицами

Здравствуйте, друзья. В предыдущем посте я рассказал вам что такое таблицы Excel, чем они отличаются от диапазонов и какие у них преимущества. Мы научились создавать таблицу и форматировать её. Здесь же я расскажу, как пользоваться таблицами, чтобы получить максимальную отдачу от этого инструмента.

Навигация по таблице

Перемещение по ячейкам таблицы почти не отличается от навигации в обычной табличной структуре Эксель. Вы, так же, можете активировать ячейку мышью, или перемещаться с помощью клавиатурных стрелок и кнопок PgUp, PgDn.

Исключение составляет использование клавиши Tab. Если применять её в обычном диапазоне Эксель, курсор будет перемещаться всё дальше и дальше вправо до конца листа. В таблице, при достижении крайнего столбца таблички, выделение переместится в первый столбец следующей строки.

Перемещение таблицы

Переместить табличку можно двумя способами:

1. Перетягиванием. Выделите любую ячейку внутри таблицы и ведите мышь к любой из границ таблицы. Как только курсор примет вид четырёхнаправленной стрелки – зажимайте левую кнопку мыши и тяните таблицу в новое место
2. Вырезанием-вставкой:
   • Выделите всю таблицу любым способом. Например, мышью, или двойным нажатием Ctrl+A
   • Вырежьте таблицу с помощью команды Вырезать контекстного меню, комбинации Ctrl+X, или команды Главная – Буфер обмена – Вырезать
   • Вставьте табличку в новое место. Для этого, установите курсор в ту ячейку, где будет располагаться верхний левый угол таблицы. Выберите Вставить в контекстном меню, нажмите Ctrl+V или выполните Главная – Буфер обмена – Вставить

Благодаря этим простым действиям, вы можете перенести таблицу в любое место на листе.

Выделение элементов таблицы

Чтобы выделить всю строку полностью – наведите мышкой на левую границу первого столбца таблицы. Когда курсор станет чёрной стрелкой – жмите левую кнопку мыши, вся строка таблицы будет выделена. Или же выделите любую ячейку строки и нажмите Shift+Пробел. В принципе, правила выделения не отличаются от общепринятых в Эксель

Для выделения всего столбца – наведите мышкой на верхнюю грань таблицы (в нужном столбце). Как только курсор изменится на стрелку «Вниз» — жмите левой кнопкой мыши. Так же, можно активировать любую ячейку столбца и нажать Ctrl+Пробел. Нажмите эту комбинацию дважды, чтобы программа выделила и шапку.

Выделить всю табличку целиком – выберите любую ячейку таблицы и нажмите Ctrl+A. Для выделения диапазона вместе с шапкой – нажмите Ctrl+A еще раз.  Еще один способ – поместите стрелку мыши в верхний левый угол первого столбца шапки. Когда курсор превратится в диагональную стрелку – сделайте левый клик мышью. Чтобы выделить таблицу с шапкой – повторите такой клик.

Как добавить строку итогов

Обычно, мы вручную добавляем строку «Итого» в конец своей таблички. Если диапазон преобразован в таблицу Excel, программа добавит итоги одним нажатием мыши. Для этого, выделите любую ячейку таблицы и поставьте галочку: Конструктор – Параметры стилей и таблиц – Строка итогов

Итоги будут добавлены в конец таблички. Кстати, в строке итогов могут быть различные функции подсчёта:

• Нет – оставить поле пустым
• Среднее – считать среднее значение по столбцу
• Количество – считать количество значений в столбце
• Количество чисел – подсчитать количество числовых значений
• Максимум – вывести максимальное значение в столбце
• Минимум – вывести минимальное значение в столбце
• Сумма – сумма всех значений
• Смещённое отклонение – просчитать соответствующий статистический показатель
• Смещённая дисперсия – считать статистический показатель
• Другие функции – выбрать другую функцию из полного списка

Чтобы выбрать одну из перечисленных функций строки итогов – откройте раскрывающийся список в нужном столбце и сделайте свой выбор. Вы, так же, можете сами записать нужную формулу, если программа её не предложила.

Важная и очень полезная функция: если вы используете фильтр, итоги будут пересчитаны для тех данных, которые видны на экране, т.е. отобраны фильтром.

Как удалить дубликаты из таблицы

Удаление дубликатов в Excel – будь то обычный диапазон или таблица – задание очень простое. Если в вашей табличке есть лишние, «задвоенные» данные – выполните команду: Конструктор – Сервис – Удалить дубликаты. В появившемся окне выберите столбцы, по которым нужно определять дублированные данные и нажмите ОК. Дальше программа всё сделает за вас.

Сортировка данных в таблице Excel

Сортировку столбцов таблицы можно делать по одному столбцу или сразу по нескольким. Для этого предложу Вам 2 способа:

1. С помощью автофильтра. В каждой ячейке заголовка программа отображает значок автофильтра. Если кликнуть по нему – в открывшемся меню можно выбрать параметры сортировки. Для упорядочивания сразу по нескольким столбцам – отсортируйте сначала последний уровень, потом предпоследний и т.д.
   

   

   Например, в таблице с рисунка нужно отсортировать по фамилии продавца, а потом сумму продаж по убыванию, чтобы увидеть в какие дни продавцы делали наибольшие продажи. Для этого, сначала отсортируем продажи по убыванию, а потом фамилии продавцов от «А» до «Я».

2. С помощью окна сортировки. Выполните команду Главная – Сортировка и фильтр – Настраиваемая сортировка.

В открывшемся окне выбираем столбцы для сортировки, признак, по которому нужно сортировать, порядок. Для множественной сортировки указываем столбцы в обратном порядке, по сравнению с предыдущим примером. То есть, сначала фамилии продавцов, потом суммы продаж.

Фильтрация данных

По умолчанию, в таблицах всегда включён автофильтр. Если его нет – установите флажок: Конструктор – Параметры стилей таблиц – Кнопка фильтра. После этого в окне автофильтра установите флажки возле тех пунктов, которые нужно оставить на экране. Можно установить фильтры в нескольких столбцах, чтобы получить сложную выборку.

Если нужно выбрать данные по значению в ячейке, кликните правой кнопкой на этой клетке и выберите в контекстном меню пункт Фильтр. В открывшемся списке выберем способ отбора. Например, чтобы отобрать все продажи Иванова, выберем любую ячейку с текстом «Иванов» и в контекстном меню выберем Фильтр – Фильтр по значению выделенной ячейки. В итоге, на экране будут показаны только продажи Иванова, а строка итогов пересчитает все итоговые данные только для этого продавца.

Чтобы отменить заданные фильтры и сортировки – выполните команду Главная – Сортировка и фильтр – Очистить.

Срезы в таблицах Эксель

А новинку, срезы, я оставил на закуску. Эта функция позволяет очень гибко и быстро фильтровать данные и просматривать промежуточные итоги. Выделите любую ячейку таблицы и выполните Конструктор – Сервис – Вставить срез. Появится окно Вставка срезов со списком всех столбцов таблицы. Поставьте галки возле тех столбцов, которые хотите фильтровать и нажмите ОК. Программа вставит дополнительные окна срезов для каждого выбранного столбца, в которых отображены варианты для выбора. Например, в таблице на рисунке, я сделал срезы по полям «Продавец» и «Форма оплаты».

Кликая по полям в окнах срезов, вы задаёте соответствующие фильтры таблицы. Можно выбрать сразу несколько позиций в одном срезе, зажав Ctrl. Эта функция очень полезна, если вы обрабатываете большие таблицы с многими фильтрами, т.к. ускоряется фильтрация и автоматически пересчитываются итоги. Всем советую пользоваться!

Вот мы и закончили рассмотрение таблиц Excel, я с радостью отвечу на ваши вопросы в комментариях.

Вам так же может быть интересна статья о применении формул в таблицах Excel.

В следующем посте я детально расскажу о форматировании текста на листе. Возвращайтесь, будет интересно!