Буфер обмена Excel и другие удобные способы копирования

В этом посте я расскажу вам о специальных возможностях копирования в Microsoft Excel. Эти инструменты можно отнести к профессиональным, т.к. их использование не очевидно, они не всегда под рукой. Но когда Вы их освоите — не будете понимать, как работали без них раньше!

Использование буфера обмена Office

Все скопированные данные заносятся во временную область памяти под названием «Буфер обмена Windows». Но для приложений Microsoft Office разработана еще одна область памяти – буфер обмена Office. Чем они отличаются?

В один момент в буфере Windows может храниться один фрагмент данных, а в буфере Office – до 24. Чем это может быть полезно? При копировании нескольких участков, например, с разных листов, вы можете сначала скопировать все данные, а потом вставить. Так, вы не будете постоянно переключаться между листами для многократного копирования-вставки. Мы сначала собираем в буфер всю информацию, а потом вставляем поочередно или всё сразу. Каждое выполнение операции «Копирование» вносит выделенную информацию в начало списка в буфере обмена, дополняя список скопированных областей.

Чтобы воспользоваться содержимым буфера Office, Нажмите пиктограмму Буфер обмена на ленте (Главная-Буфер обмена)

После нажатия, откроется окно буфера. Каждая запись в нём будет отображать примерное содержание скопированного участка. Чтобы вставить его на лист, выполните такие действия:

1. Установите курсор в ту ячейку, куда нужно вставить данные
2. Найдите в буфере обмена Office нужные данные и дважды кликните по ним левой кнопкой мыши. Информация будет вставлена в заданное вами место

Чтобы вставить всё содержимое буфера – нажмите Вставить всё. Чтобы удалить содержимое буфера – нажмите Очистить всё.

Если внизу окна нажать Параметры — появится контекстное меню управления буфером. Здесь хочу остановиться на первых двух командах:

• Автоматическое отображение буфера обмена Office – открывать буфер при запуске Excel.
  Включите эту опцию, если часто пользуетесь буфером
• Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии Ctrl+C – автоматическое отображение буфера, если в нём содержится более одной записи. Так же, удобно при частом использовании буфера.

Учтите, что при внесении формул в буфер обмена Office, они заменяются значениями (результатом вычисления). Если вам нужно скопировать несколько формул – делайте это классическим способом, поочерёдно, без использования буфера Эксель.

Специальная вставка в Эксель

Специальная вставка в Эксель уже частично описана в первом посте о копировании ячеек. Напомню, если перед вставкой выполнить ленточную команду Главная – Буфер обмена – Вставить (стрелка вниз на комбинированной кнопке) – откроются параметры специальной вставки Эксель. С их помощью можно копировать не всю ячейку полностью, а, например, только данные, форматы, или данные с форматами числа. Если в открывшемся окне выбрать Специальная вставка, откроется окно гибкой настройки вставки:

• Все – скопировать ячейку полностью (содержимое, форматы, проверка данных)
• Формулы – скопировать только формулы
• Значения – вставить результаты вычислений вместо формул
• Форматы – скопировать только форматирование
• Примечания – копировать только примечания к ячейкам
• Условия на значения – скопировать проверку значений
• С исходной темой – применить настройки темы, как у исходной ячейки
• Без рамки – Скопировать всё, кроме рамок ячеек
• Ширины столбцов – установить ширину столбца, как у ячейки-источника
• Формулы и форматы чисел – копирует только формулы и форматирование чисел
• Значения и форматы чисел – заменяет формулы на результаты вычисления, применяет форматирование, как в источнике
• Все условные форматы объединения – сливает условные форматирования в исходных ячейках и ячейке для вставки

Специальная вставка с операцией

Этот вид вставки позволяет выполнить вычисления без применения формул. Например, нужно число в ячейке А1 умножить на число в А2. Скопируйте ячейку А2, установите курсор в А1 и вызовите окно Специальная вставка. В блоке Операция установите маячок Умножить и нажмите Ок. В итоге, значение в А1 будет умножено на значение из А2.

Дополнительные возможности специальной вставки

В последнем блоке окна специальной вставки есть 3 очень полезные опции:

• Пропускать пустые ячейки – обычно, если в скопированном диапазоне есть пустые ячейки, Excel вставляет вместо них нули. Когда вы выбираете опцию Пропускать пустые ячейки, программа не учитывает пустые ячейки и не заменяет ими значения в месте вставки. Это позволяет избежать потери информации, когда вы вставляете одну таблицу поверх другой
• Транспонировать – при вставке, Эксель поворачивает таблицу так, чтобы столбцы стали строками, а строки – столбцами
• Вставить связь – вместо скопированного диапазона, программа вставляет формулы, ссылающиеся на исходные ячейки

Кстати, окно специальной вставки можно вызвать из контекстного меню. Скопируйте нужные данные, кликните правой кнопкой мыши в ячейке для вставки и в контекстном меню выберите Специальная вставка.

Поэкспериментируйте со всеми приведенными приёмами, чтобы закрепить изложенную информацию. Вы заметите как легко, в несколько кликов можно оперировать данными, форматами, примечаниями. Хорошо усвоенные уроки по традиционному и расширенному копированию – залог ваших будущих успехов.

В следующем посте я расскажу как присвоить имя ячейке Excel, диапазону ячеек, группе ячеек. Благодаря этому, ваши формулы будут наглядными и лёгкими для чтения. А если у вас остались вопросы по копированию и перемещению ячеек – задавайте в комментариях, отвечу всем!