Автозаполнение и другие полезные плюшки в Эксель

Друзья, предлагаю усилить наши умения вводить данные различных типов на лист Excel. Программа предлагает много дополнительных возможностей, которые помогут вам быстро и легко заполнить рабочий лист информацией. Отнеситесь к этому уроку очень внимательно, собранные здесь советы могут сделать вас чуточку профессионалом. Многие пользователи не знают о подобных возможностях и тратят на простые расчёты в разы больше времени, чем могли бы.

Способы перемещения курсора

Когда вы внесли данные в ячейку и нажали кнопку Enter – курсор по умолчанию перемещается на одну строчку вниз. Это удобно, если мы заполняем большой список данных. А что, если нужно перемещать курсор в другую сторону? Используйте такие клавиши:

• Shift+Enter – перемещение вверх
• Tab – перемещение вправо
• Shift+Tab – перемещение влево
• Кнопки со стрелками – перемещение по направлению стрелки
• PgUp и PgDn – перемещение на один экран вверх или вниз

Если нужно перемещаться в пределах определенного диапазона ячеек – выделите его и пользуйтесь теми же клавишами, курсор будет перемещаться по указанной выше траектории, но при достижении конца диапазона – вернётся в его начало. Например, мы выделили какую-то группу ячеек и перемещаемся с помощью клавиши Ввод. При каждом нажатии курсор будет перемещаться вниз, а при достижении последней строки столбца – поднимется в первую строку следующего выделенного столбца. Когда курсор будет в последней ячейке диапазона, нажатие Enter вернёт его в начало выделенного массива.

Чтобы изменить способ движения курсора при нажатии Ввод, перейдите: Файл – Параметры – Дополнительно – Параметры правки – Переход к другой ячейке при нажатии клавиши ВВОД. Чтобы курсор оставался на месте – просто снимите галочку с этого пункта. Если нужно изменить направление – выберите его в выпадающем списке.

Вставляем данные в группу ячеек Excel

Если вам нужно ввести одно и то же содержимое в несколько ячеек – выделите эти ячейки и начните ввод данных. После завершения – нажмите Ctrl+Enter, информация (или формулы) будет введена во все выбранные ячейки.

Автоматическая установка десятичных знаков в Эксель

Если вы вводите большое количество чисел с одинаковым количеством знаков после запятой – обязательно воспользуйтесь этой опцией. Например, вы вводите цены на продукцию в прайсе и всегда используете два знака после запятой. Перейдите: Файл – Параметры – Дополнительно и установите галочку на опции Автоматическая вставка десятичной запятой». В поле Число знаков после запятой выберите двойку.

Теперь можно вводить числа без запятой, программа сделает это сама. Например, введите 12552. Программа запишет это число как 125,52, то есть два последних знака будут считаться десятичными.

Рекомендую отключать эту опцию после использования, ведь можно случайно ввести неправильные данные в будущем.

Автозаполнение

Эта опция позволяет заполнить большие массивы данными без ручного ввода. Например, нужно записать в строках все месяцы 2016 года. Напишем в первой ячейке 01.01.2016. Установим табличный курсор в эту ячейку и потянем за маленький квадратик в правом нижнем углу клетки (маркер автозаполнения). Тянем до 12 строчки и отпускаем.

После этого, на экране появится квадратный маркер Параметры автозаполнения. Нажмём на него и в открывшемся контекстном меню выберем По месяцам. В итоге, получаем список месяцев 2016 года.

Если же нужно, например, записать массив чисел с шагом (+2) – заполните первые две ячейки массива. Первая будет равна 1, вторая – 3. Выделяем обе ячейки и тянем за маркер автозаполнения. Эксель сам вычислит шаг заполнения и сформирует массив. Нажав Параметры автозаполнения, можно настроить дополнительные параметры операции.

Аватозавершение

Когда вы делаете списки на листе MS Excel, программа может предлагать варианты значений из числа уже записанных вариантов. Например, вы записываете на листе продажи торговой точки (см. рис.). Мы уже ввели продажи: шоколад, банан, хлеб, лимон, баранки. Следующей транзакцией снова продан банан. Чтобы записать эту продажу в следующей строке – достаточно ввести Бан, а программа сама предложит его завершение из числа уже введенных строк. Чтобы согласиться с предложенным словом – жмите Ввод». Если нужно записать что-то другое – просто продолжайте набор текста.

Функция автозавершения работает с непрерывными списками. Если где-то в массиве есть незаполненная ячейка – она разделяет список на две группы. Варианты заполнения будут предложены из той группы, в которой находится активная ячейка.

Текст для заполнения можно вообще не писать, если значение уже записано ранее. Нажмите на пустой ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню кликните Выбрать из раскрывающегося списка…. Эксель выведет все уникальные значения из текущего списка, вам останется только выбрать нужное, оно будет вставлено в ячейку.

Перенос строки в пределах ячейки

Для улучшения отображения длинного текста в ячейке можно выполнять перенос строки. Для этого нужно выделить нужные ячейки и активировать на ленте переключатель:Главная – Выравнивание – Перенести текст. После включения опции, все слова, которые не влезут в строку, будут переноситься на новую в пределах одной ячейки. Чтобы вставить принудительный перенос строки – установите курсор в том месте, где должна закончиться строка и нажмите Alt+Enter (в английской раскладке). Всё содержимое после места вставки переноса будет опущено на одну строку вниз. Чтобы удалить перенос – поставьте курсор перед символом переноса нажмите Del.

Символ переноса строки – это один из непечатаемых символов, которые присутствуют на листе, но не отображаются.

Автозамена в Excel

Если вы часто используете специфические, длинные слова или словосочетания, эта функция – ваш главный помощник. Например, ваша компания называется «ООО с ИИ «Компания Передовые Технологии Будущего». Это очень длинный текст, который сложно писать раз за разом. Давайте придумаем более короткую запись, например, кптб. Настроим Эксель так, чтобы данная комбинация символов всегда заменялась на полное название организации.

Перейдите: Файл – Параметры – Правописание – Параметры автозамены. Откроется диалоговое окно настройки автозамены. В поле Заменять: введём кптб, а в поле на: — полное название организации. Жмём Добавить – Ок — Ок». Теперь вам достаточно ввести в тексте 4 символа – кптб, а программа сама заменит их на длинный текст «ООО с ИИ «Компания Передовые Технологии Будущего».

Будьте осторожны, не используйте автозамену существующих слов или комбинаций букв, которые могут быть частью слова. Это может привести к автозамене в той части текста, где это делать не нужно.

Форма ввода данных

Если на листе Эксель вы ведете базу данных – можно использовать форму для добавления в нее новых данных. Для начала, нужно добавить кнопку «Форма» на панель быстрого доступа. Для этого в диалоговом окне вставки команды выберите Команды на ленте – Форма.

Установите курсор в любую ячейку таблицы и выполните добавленную команду Форма. Откроется диалоговое окно управления записями с перечнем всех столбцов таблицы. Пролистайте ленту этого окна вниз до появления пустых полей, заполните туда новые данные и нажмите Добавить. Введенные данные будут добавлены в конец таблицы, а формулы – просчитаны.

Ввод текущей даты и времени

Часто нужно вставить на лист текущие дату или время. В Microsoft Excel для этого есть комбинации клавиш:

• Ctrl+Shift+4 – вставить дату. В англоязычной версии используйте Ctrl+;
• Ctrl+Shift+6 – вставить время. В англоязычной версии – Ctrl+:

Дату и время программа берёт из системных данных Вашего компьютера.

Пользуйтесь этими бонусами от разработчиков Microsoft, они помогут значительно ускорить вашу работу. В следующем посте мы рассмотрим форматы представления данных на листе и на этом закончим блок «Заполнение листа данными», перейдём к управлению рабочими листами.