Интерфейс Excel — как управлять процессами

Всем привет. В прошлом уроке мы начали осваивать рабочую область Excel, а сегодня доведем эти знания до уровня уверенного пользователя. Это позволит нам уже в следующем уроке сделать первые расчеты, а значит — увидеть положительные результаты обучения. Еще немного, и продуктивная работа в Эксель станет реальностью. Поехали!

Навигация по рабочему листу Excel

Перемещаться по листу можно С помощью клавиатуры. Например, клавиш со стрелками, кнопок Pg Up и Pg Dn, цифрового блока (правая часть клавиатуры, на которой нарисованы стрелки и цифры).
Управление клавиатурой такое, же, как и в большинстве продуктов Microsoft. Давайте перечислим основные комбинации клавиш и результат их использования:

• Клавиши стрелок – перемещение активной ячейки в сторону, на которую указывает стрелка. Например, если нажать кнопку Вниз при активной ячейке A5 – активизируется ячейка А6
• Кнопки Pg Up и Pg Dn – перемещение на один экран вверх и один экран вниз, соответственно. Если табличный курсор находится в ячейке А1, а на экране одновременно отображается 31 строка, нажатие Pg Dn переведёт курсор в ячейку А32. Комбинации Alt+Pg Up и Alt+Pg Dn сдвигают курсор на один экран вправо и влево, соответственно
• Кнопки цифровой клавиатуры – при неактивной кнопке Num Lock выполняют те же функции, что и клавиатурные стрелки
• Клавиши стрелок с активированной кнопкой Scroll Lock – смещают экран в сторону, указанную на стрелке, без изменения положения курсора
• Комбинация Ctrl+Backspace возвращает экран в то место, где находится табличный курсор (активная ячейка)

Навигация с помощью мыши – такая же, как и во всех окнах MS Windows: для прокручивания листа используем горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки. Вращая колесо мыши – можно прокручивать лист по вертикали. При зажатой клавише Ctrl, колёсико мыши изменяет масштаб отображения рабочего листа.

Лента и группы инструментов

Лента – это горизонтальная панель инструментов вверху экрана. На ней собраны и логически структурированы все главные команды, которые понадобятся вам в работе. Все элементы управления на ленте собраны в блоки, которые соответствуют одному типу задач. Например, блок «Шрифт» на вкладке «Главная», отвечает за размер, тип и цвет шрифта, способ начертания, заливку и обводку активной ячейки (или диапазона ячеек).
Ленточные вкладки – это подписанные группы команд прямо над лентой. Например, если Вы выберете вкладку «Вид», на ленте отобразятся инструменты для настройки отображения на листе. Давайте детальнее разберемся со всеми ленточными вкладками, которые Вы увидите:

• Файл – это не ленточная вкладка, хоть и расположена рядом с ней. Использование этой команды приводит к открытию специального окна, Backstage, но о нём позднее
• Главная – вкладка открывается по умолчанию, в ней собраны инструменты, которые используются наиболее часто
• Разметка страницы – отвечает за разметку и структуру листа при печати. Здесь можно настроить заголовки, поля, ориентацию листа при печати и многое другое
• Формулы – вкладка поможет подобрать функцию, присвоить ячейкам имена, провести анализ введенных формул и др.
• Данные – с помощью этой вкладки можно подбирать, сортировать, очищать, группировать данные
• Рецензирование – целостность данных и защита от нежелательных изменений
• Вид – позволяет настроить некоторые возможности отображения листа на экране
• Разработчик. Эта вкладка по умолчанию скрыта, её стоит отобразить, когда вы будете работать с макросами и программным кодом VBA.
• Надстройки – используются для работы с пользовательскими (разработанными пользователем) меню, модулями, панелями инструментов и др.
• Контекстные вкладки отображаются лишь тогда, когда активирован какой-то конкретный элемент. Например, когда вы выделяете диаграмму, на ленте появляются еще две вкладки с настройками именно диаграмм – «Конструктор» и «Формат»

Типы ленточных команд

Команды на ленте очень разнообразны и могут работать по-разному. Давайте разберемся как:

• Простая команда – при её выполнении мгновенно происходит действие. Например, кнопка Пересчёт заставляет Excel пересчитать все формулы в книге
• Переключатель – внешне мало отличается от простой команды, но работает иначе. Такая кнопка имеет два положения – активно и неактивно. Нажмите кнопку Ж и всё содержимое ячейки станет полужирным, а сама кнопка выделится цветом. Нажмите её еще раз, форматирование текста и выделение кнопки исчезнут
• Раскрывающийся список – название элемента говорит само за себя. Например, список Шрифт позволяет выбрать из перечня шрифт для активной ячейки. Кстати, если в Экселе нет нужного вам шрифта — скачайте или купите подходящий, а потом установите его в Windows!
• Комбинированный элемент – можете выполнить действие, заданное по умолчанию, либо сделать дополнительные настройки перед выполнением. Например, команда Заливка окрасит фон ячейки в выбранный цвет. Но если вы хотите сменить цвет заливки – нажмите на маленькую стрелку справа от кнопки, после выбора нового цвета ячейка будет автоматически им залита
• Флажок – всем известная опция, которая либо включает что-то, либо выключает. Снимите флажок Заголовки на вкладке Вид, и с листа пропадут номера строк и имена столбцов. Поставьте галку обратно, чтобы вернуть всё на свои места.
• Счётчик представлен лишь одним инструментом – Масштаб, в нижнем правом углу окна.

Удобно выполнять навигацию по ленте с помощью мыши. Но если нужно воспользоваться клавиатурой – нажмите Alt. При этом, Эксель покажет возле всех вкладок и кнопок определённую букву. Нажав её на клавиатуре, вы перейдёте в нужный раздел ленты или выполните нужную команду. Чтобы выйти из режима ручного управления – нажмите Alt или Esc.

Контекстное меню

Некоторые настройки и команды можно выполнить с помощью контекстного меню. По аналогии с другими приложениями Виндоуз, оно появляется после нажатия правой кнопкой мыши на объекте настройки. Содержание контекстного меню зависит от того, на какой элемент вы кликнули.
При вызове контекстного меню для ячейки, дополнительно появляется мини-панель настройки шрифта и формата. Это позволяет меньше «бегать» мышью от ячейки к ленте и существенно сократить время на форматирование данных.

Панель быстрого доступа

Это команды, расположенные в верхнем левом углу экрана. Не зависимо от того, какая вкладка ленты выбрана, панель быстрого доступа всегда видна и всегда отображает самые нужные команды. Обычно на эту панель выносят команды, которых нет на ленте, но использовать их приходится часто. По умолчанию здесь кнопки Сохранить, Отменить, Вернуть.

На эту вкладку можно вынести большинство доступных команд и значительно упростить этим работу. Команды добавляются очень легко, вот в этой статье я описал, как это делается.

Диалоговые окна

Диалоговые окна – это окна, с помощью которых Эксель запрашивает у вас дополнительные данные и настройки для выполнения операций. окна бывают такими:

• Модальными, т.е. до их закрытия невозможно продолжать работу на рабочем листе. Нажмите правой кнопкой мыши на любой ячейке и выберите в контекстном меню пункт Формат ячеек. Откроется модальное окно настроек выбранной ячейки. До закрытия этого окна кнопками Ок или Отмена, вы не сможете продолжить работу на листе. Кстати, обратите внимание, что диалоговое окно «Формат ячеек» имеет вкладки с различными группами настроек. Благодаря этому, настройки выполняются легче, мы не путаемся в них.



• Немодальными, т.е. они могут быть открыты и не будут мешать работе.
  Навигация и управление окнами выполняют с помощью мыши или клавиатуры. Для последовательного перехода от одного элемента в окне к другому, используют клавишу Tab (прямое направление) и Shift+Tab (в обратном направлении).

Панель задач

Панель задач – это диалоговое окно, способное оставаться на экране бесконечно долго, а не только на время настройки какой-то операции. Пример такого окна – «Формат диаграммы», которое располагается справа от рабочего пространства и не ограничивает нашу работу.
Вот мы и изучили основные элементы рабочей среды Microsoft Excel! Теперь можно создать новый документ Эксель и попробовать программу в деле! А пока, готов ответить на ваши вопросы по материалам этого поста!