logo

Блог Александра Томма

О том, как заставить Microsoft Office работать на Вас

Как сделать диаграмму в Ворде ч.1. Создание макета

Дата: 19 апреля 2018 Категория: Word
Поделиться, добавить в закладки или распечатать статью

Здравствуйте, уважаемые читатели. Сегодня говорим о диаграммах в Ворде. Я вообще не представляю себе Word, Excel или PowerPoint без диаграмм. Вставляйте на листы графики, гистограммы, круговые диаграммы и др., чтобы сделать проекты доступными к восприятию. Прежде всего, чтобы упрощать материал.

Помните: современные люди – визуалы, часто предпочитающие изображения и видео чтению. Важно, чтобы числовые данные подкреплялись диаграммами. Читатели будут Вам благодарны за то, что им стало легче понять содержимое документа.

Ворд содержит множество типов диаграмм, которые подходят для разных случаев. Я рассказывал это в статье о диаграммах в Excel, но и для Word она тоже актуальна. Так что, советую прочесть описание диаграмм по этой ссылке, перед тем, как начать их применять!

А теперь давайте приступим к практике.

Как добавить диаграмму в Ворде

Чтобы вставить диаграмму, выполните на ленте Вставка – Иллюстрации – Диаграмма. Появится окно выбора типа. Какой выбрать, вы уже знаете, ведь прочли статью по ссылке, которую я рекомендовал.

Я выберу гистограмму. Жмем Ок. Отмечу, что Word строит графики, основываясь на данных из таблицы Excel. Это нужно помнить и понимать. Поэтому, после вставки, на листе появится график с таблицей Эксель, в которой содержатся исходные данные. Вот как это выглядит:

Сразу заменим данные в таблице Excel. Для этого кликаем по ячейкам Excel и записываем новые значения для них. Два параметра в таблице покажутся Вам непонятными:

  1. Категория – это одна сущность, процесс или период времени, описываемый диаграммой
  2. Ряд – это отдельный показатель, который описывает категорию.

Давайте опишем продажи по месяцам (категории) для нескольких наших сотрудников (ряды). Для этого переходим в таблицу Excel и заменяем данные, представленные там. Если Вы не знаете, как вносить данные в Excel – эта статья Вам поможет разобраться.

По мере изменения данных в таблице, они отображаются на гистограмме. У меня получилась такая таблица:

По умолчанию в таблице 4 категории и 3 ряда. Если размеры Вашей таблицы другие – можно их изменить. Для этого найдите синий маркер в правом нижнем углу диапазона. Тяните за него мышью, устанавливая нужный размер. Теперь заполните весь диапазон данными, чтобы в области диаграммы не было пустых мест.

Отлично. Когда информация внесена, можно закрыть таблицу Excel, чтобы не мешала. Для повторного ее открытия кликните по диаграмме и нажмите на ленте Работа с диаграммами – Конструктор – Изменить данные. Можно выбрать один из двух вариантов:

  • Изменить данные – таблица откроется в минимизированном окне, как было раньше
  • Изменить данные в Excel – откроется полноценное окно Microsoft Excel, где можно будет воспользоваться всеми его возможностями. Например, формулами и функциями

Манипуляции с исходными данными

Это большая редкость, чтобы таблицу с исходными данными для графика вносили вручную. Чаще, информацию импортируют или копируют из другого источника.

Для этого нажмите на ленте Работа с диаграммами – Конструктор – Изменить данные – Изменить данные в Excel. Теперь скопируйте данные, например, из другой таблицы Excel. Вставьте их в Ваш диапазон и закройте его с сохранением.

А чтобы импортировать данные, кликните в окне Excel Данные – Получение внешних данных на подходящем источнике данных. Следуйте инструкциям программы. Более детально импорт я описывать не буду. Появятся сложности – пишите в комментариях, будем разбираться.

Как поменять местами строки и столбцы

Предположим, что в нашем предыдущем примере с продажами по месяцам, Вы хотите посмотреть, как изменялись продажи работников от месяца к месяцу. То есть, нужно, чтобы ряды стали категориями, а категории рядами. Для этого сделайте следующее:

  1. Кликните в пустом поле диаграммы, чтобы выделить ее
  2. Нажмите на ленте Работа с диаграммами – Конструктор – Данные – Строка/Столбец

Посмотрите, что у нас получилось:

Друзья, самую простую часть работы мы с Вами освоили. Давайте тезисами закрепим материал:

  • Когда в тексте описываются числовые данные, желательно дополнить или заменить их диаграммами. Это значительно упрощает материал
  • Графики в Word строятся с помощью движка Excel, все исходные данные берутся из его электронных таблиц
  • При построении диаграмм Вы можете использовать почти все вычислительные способности Эксель
  • Исходные данные для построения можно в любой момент изменить, дополнить, сократить и т.п.

Теперь, когда самый скучный этап пройден – займемся творчеством. В следующей статье будем заниматься оформлением и стилизацией диаграмм. Это очень ответственный процесс, от правильной визуализации будет зависеть удовлетворенность читателей Вашими трудами. Так что, переходите, изучайте, практикуйте. Как всегда, жду Ваших вопросов и комментариев. До встречи!

Поделиться, добавить в закладки или распечатать статью

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *