logo

Блог Александра Томма

О том, как заставить Microsoft Office работать на Вас

Как в Ворде посчитать сумму и другие показатели

Дата: 14 февраля 2018 Категория: Word
Поделиться, добавить в закладки или распечатать статью

Здравствуйте, уважаемые читатели. Не многие знают, что расчеты в Word существуют, доступны всем и отлично работают. А это так, поверьте. Каждый из Вас может этому научиться. Главное – внимательно дочитать эту статью до конца, а потом немного попрактиковаться.

Конечно, вычислительные возможности Ворда и близко не соизмеримы с формулами Excel, но и задачи перед этими двумя программами стоят разные. Тем не менее, когда нужно в таблице Word что-то посчитать – мы можем это сделать. А потом еще и диаграмму построить. Не ожидали такого от Word? Думаю, нет. Так давайте же скорее разбираться.

Как делать расчеты в Word

Давайте сразу смотреть на примере. Пусть у нас есть таблица с продажами некоторых работников помесячно. И мы хотим посчитать, к примеру, итоговые данные.

Да, удобнее было бы сделать это в Excel, но таблица эта является частью некоего пакета документов, портфеля, если хотите. Вот, что у нас есть:

Видим, что у нас предусмотрены столбцы для заполнения итогов. Как нам их считать? Не вручную же, верно? Давайте просуммируем продажи Ивана Алексеева по месяцам. Для этого выполняем такую последовательность:

  1. Выделяем пока еще пустую ячейку, где у нас будет сумма
  2. На ленте нажимаем Макет – Данные – Формула. Открывается окно вставки формулы
  3. Записываем формулу: =SUM(LEFT). Это будет значить, что нужно просуммировать все числовые значения слева от этой ячейки. То есть все продажи по месяцам.
  4. Формат числа мы пока не трогаем, я расскажу о нем в одном из следующих постов

  5. Нажимаем Ок и получаем результат. Отлично, это то, что было нужно! Такие же манипуляции можно проделать и с остальными итоговыми ячейками.

Так что же за формулу мы записали? Она одновременно и похожа и не похожа на формулы в Экселе. Давайте разберем ее на части:

  • Знак «=», как и в Excel, сигнализирует о том, что сейчас будет формула
  • SUM – это функция суммирования, которая вернет сумму значений, указанных в аргументе
  • LEFT – аргумент функции, указывающий, что суммировать нужно все числовые данные расположенные слева от данной. Такая запись обусловлена тем, что в Ворде нет явной адресации ячеек таблицы. Адресация, как таковая, есть, я опишу это ниже, но она нигде на экране не обозначается.

Перед тем, как мы приступим к списку доступных функций, давайте уточним, как еще в аргументах можно указывать ссылки на ячейки. Хотя, конечно, вместо ссылок можно указать и просто значения. Получится такой себе калькулятор в Word.

Ссылки на ячейки в формулах Ворд

Ниже я привел Вам таблицу возможных обращений к ячейкам Ворда:

Запись обращения Расшифровка
LEFT Все ячейки слева от формулы
RIGHT Все ячейки справа от формулы
ABOVE Все ячейки над формулой
BELOW Все ячейки под формулой
LEFT;RIGHT Все ячейки слева и справа
ABOVE;BELLOW Все ячейки сверху и снизу
LEFT;ABOVE Все ячейки слева и сверху
RIGHT;ABOVE Все ячейки справа и сверху
LEFT;BELLOW Все ячейки слева и снизу
RIGHT;BELLOW Все ячейки справа и снизу
Cn Весь столбец. Например, C1 обратится к первому столбцу
Rn Вся строка. R1 ссылается на первую строку
RnCn Ячейка на пересечении указанной строки и столбца. Например, R3C2 – ячейка во третьей строке и втором столбце
R Строка с формулой
C Столбец с формулой
RnCn:RnCn Диапазон между ячейками, указанными через двоеточие
Bookmarkname RnCn Ячейка в таблице с закладками
Bookmarkname RnCn:RnCn Диапазон в таблице с закладками
Ссылки А1 Тип ссылок аналогичный Excel, где строки нумеруются цифрами, а столбцы – буквами. То есть, B3 укажет на ячейку в третьей строке второго столбца

В этих параметрах все просто, думаю, Вы не запутаетесь. А если запутаетесь – задавайте вопросы в комментариях – разберемся вместе.

Теперь переходим к функциям, доступным в этом инструменте. Они, так же, очень похожи на функции в Экселе, но их значительно меньше.

Функции расчетов в Ворде

Выше в тексте мы уже рассмотрели функцию SUM, а теперь я опишу Вам все функции, доступные в Ворде.

Функция Описание Пример Результат
ABS Возвращает модуль числа =ABS(-21) 21
INT Отбрасывает десятичную часть числа =INT(3,548) 3
ROUND Округляет число по законам математики. В аргументах указывается число и количество знаков после запятой для округления =ROUND(32,548; 1)
=ROUND(32,548; -1)
32,5
30
COUNT Считает количество элементов, указанных в аргументе =CONT(LEFT) 10
AVERAGE Считает среднее значение элементов в аргументе =AVERAGE(3;1) 2
SUM Сумма указанных элементов =SUM(1;2;3) 6
PRODUCT Произведение аргументов. =PRODUCT(2;2;3) 12
MOD Остаток от целочисленного деления. Первым параметром указывается делимое, а вторым — делитель =MOD(8;3) 2
MIN Определяет минимальное значение из заданных =MIN(3;1;80) 1
MAX Определяет Максимальное значение из заданных =MAX(3;1;80) 80
SIGN Определяет знак указанного числа. Если положительное – возвращает «1», отрицательное – «-1», нулевое – «0» =SIGN(15) 1
TRUE Возвращает логическую ИСТИНУ. В Word это «1» =TRUE 1
FALSE Возвращает логическую ЛОЖЬ. В Word это «0» =FALSE 0
NOT Логическая инверсия. Превращает ИСТИНУ в ЛОЖЬ, а ЛОЖЬ в ИСТИНУ =NOT(FALSE) 1
AND Возвращает ИСТИНА, когда все его элементы – истина, в противном случае — ЛОЖЬ =AND(TRUE;TRUE)
=AND(TRUE;FALSE)
1
0
OR Возвращает ИСТИНА, когда хотя бы один из его аргументов – ИСТИНА, в противном случае — ЛОЖЬ =OR(5>3;2>8)
=OR(5<3;2>8)
1
0
IF Проверяет условие в первом аргументе. Если оно выполняется – возвращает значение второго аргумента. Если не выполняется — третьего =IF(2>3;1;-1)
=IF(2<3;1;-1)
-1
1
DEFINED Проверяет, существует ли элемент. Если существует и не вызывает ошибок – возвращает «1». Если не существует или вызывает ошибку – «0» =DEFINED(прибыль_янв) 1

Хочу уточнить, что Вы можете использовать и стандартные математические операторы: «+», «-», «*», «/», «>», «<» и т.п.

Все формулы вычисляют результат, после нажатия Ок в окне редактора.

Как пересчитать результаты вычисления

В отличие от Excel, в Ворде формулы не пересчитываются после изменения исходных данных. Для пересчета можно воспользоваться одним из следующих приемов:

  • Сохраните, закройте и снова откройте документ. Все формулы во всех таблицах будут пересчитаны
  • Выделите таблицу, в которой нужно пересчитать результат и нажмите F9
  • Выделите ячейки, в которых нужно пересчитать результат и нажмите F9. Чтобы выделить несмежные ячейки – зажмите Ctrl в процессе выделения.

Примеры вычислений в Word

Вначале статьи я привел таблицу, с который мы будем работать. Давайте заполним недостающие поля.
Вычислим сумму продаж всех менеджеров за 3 месяца. Выделяем первую ячейку столбца «Сумма» и кликаем на ленте Макет – Данные – Формула. В окне записываем нашу формулу =SUM(LEFT) и жмем Ок.

Далее поочередно выделяем оставшиеся ячейки столбца и жмем F4, программа автоматически запишет в них такую же формулу. Вот, что у нас получилось:

Теперь посчитаем средние продажи каждого менеджера за эти три месяца. Обратите внимание, использовать указатель LEFT уже не получится, потому что слева от столбца с формулами будут не только продажи по месяцам, а и сумма продаж за 3 месяца. Поэтому, формула для первой строки будет такой: =AVERAGE(B3:D3). Для остальных строк нужно будет увеличивать на единицу номер строки. Т.е. у второго менеджера диапазон будет B4:D4, у третьего B5:D5 и так далее.

Заполняем все строки и получаем результат:

Теперь просчитаем бонусы. Предположим, руководители решили мотивировать самых старательных продавцов. И для тех, у кого средние продажи выше 10% от общей выручки, выплатить 5% от их личных средних продаж. Надеюсь, логика расчета ясна, давайте писать сложную формулу для первой строки:

  1. Сначала вычислим суммарные средние продажи: =SUM(F3:F12)
  2. Теперь вычислим долю продаж для первого менеджера: =F3/SUM(F3:F12). Кстати, результат будет 12%, т.е. этот продавец должен получить свой бонус. Проверим, получится ли это вычислить
  3. И наконец, проверим условие начисления бонусов: =IF(F3/SUM(F3:F12)>0,1; F3*0,05;0). Формула проверит, если доля продаж менеджера больше 0,1 (10%) – вернет 5% от его средних продаж. Если нет- вернет 0. Для первой строки у нас получилось 313,33, это правильный результат, можете проверить вручную
  4. Вставляем такую формулу во все строки, не забываем менять номера строк. Так, для второго продавца формула будет такой: =IF(F4/SUM(F3:F12)>0,1; F4*0,05;0). Для остальных аналогично.

Вот какая в итоге у нас вышла таблица:

Как видим, у нас есть три человека, которые работали не в полную силу и премию не заслужили.
Теперь можно изменять исходные данные и клавишей F9 выполнять пересчет формул.

Вот, пожалуй, и всё о расчетах в таблицах Word. Хотел написать статью покороче, но не хотелось что-то вычеркивать из материалов, поэтому, получилось, как есть. За то, у Вас в руках целый гид по расчетам в Ворде. Если пост Вам понравился – поделитесь с другом. Возможно, ему она тоже пригодится! Ну и подписывайтесь на обновления блога – здесь только полезные советы и нужные уроки, от простого к сложному.

У нас осталось всего два поста о таблицах Word – это форматирование и Экспресс-таблицы. Там будем учиться делать Ваши выкладки более читаемыми с профессиональным оформлением. До встречи там, друзья!

Поделиться, добавить в закладки или распечатать статью

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

2 комментариев

  1. Большое спасибо, с цифрами разобрался, теперь встал вопрос как обработать текст в таблице WORD. К примеру у меня в таблице есть ячейки с текстом «да» и «нет». Как подсчитать количество «да» и количество «нет». Спасибо.

    Ответить
    1. Здравствуйте, Николай. Word не сможет оперировать такими критериями. Отличным выходом будет вставка таблицы Excel на лист Word. Как это сделать, я описывал здесь. Тогда Вашу задачу можно решить с помощью функции СЧЁТЕСЛИ

      Ответить