logo

Блог Александра Томма

О том, как заставить Microsoft Office работать на Вас

Защита в Excel, ваши данные под присмотром

Дата: 14 февраля 2017 Категория: Excel
Поделиться, добавить в закладки или распечатать статью

Здравствуйте, уважаемые читатели. Мне приходит много Ваших вопросов на одну важную тему: защита листа Excel, защита документа, как установить пароль на лист, как снять пароль. Короче говоря, народ интересуется способами защиты своих данных в Эксель, сохранения структуры листа, защиты формул от изменения. К счастью, в Эксель есть возможность защитить проект от изменений, и сегодня мы будем с ними разбираться.

Всего есть три способа защиты:

  1. Защита листа от изменений;
  2. Защита книги от изменения структуры, установка пароля на открытие документа;
  3. Защита кода VBA и макросов.

Давайте детально разберемся с этим функционалом.

Как выбрать защищаемые ячейки

Если нужно защитить лишь некоторые ячейки – выберите, какие подлежат защите, а какие нет. По умолчанию, все ячейки листа защищаемые, т.е. при включении защиты, доступ к ним будет ограничен. На практике, нужно ограничивать доступ лишь к ограниченному количеству ячеек. Например, мне часто приходится блокировать доступ к формулам, чтобы пользователи их не изменяли. Остальные данные защищать не требуется. Особенно, если в них хранятся исходные данные для расчетов.

Чтобы выбрать, будет ли ячейка защищена, кликните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите «Формат ячеек». Перейдите во вкладку защита. Здесь снимите, или установите галочку «Защищаемая ячейка».

Защищаемая ячейка

Если в этом окне установить галку «скрыть формулы», при защите ячейки, в строке формул будет отображаться значение, а не формула.

Я рекомендую указывать защищаемые ячейки так:

  1. Выделить все ячейки, кликнув мышью в левом верхнем углу окна, слева от «А» и выше «1»;
  2. Нажать Ctrl+1 для вызова окна «Формат ячеек»;
  3. На вкладке защита снять галочку «Защищаемая ячейка»;
  4. Далее поочередно выделять массивы ячеек, которые нужно защитить от изменений, и вызывая меню «Формат ячеек», устанавливать галочку «Защищаемая ячейка».

Применяя этот простой алгоритм, Вы будете уверены, что все нужные в работе ячейки не будут заблокированы.

Как защитить лист Excel

Когда Вы определились с ячейками листа, которые нужно защитить, давайте установим блокировки. Чтобы установить защиту листа, выполните на ленте: Рецензирование – Изменения – Защитить лист.

Защитить лист

Откроется окно со списком действий, которые разрешены пользователям. Установите галочки напротив тех действий, которые разрешены:

  • Выделение заблокированных ячеек – выделение ячеек, находящихся «под защитой». Если галочка снята, клик по защищенной ячейке ни к чему не приведет;
  • Выделение незаблокированных ячеек – то же, что и в предыдущем пункте, но касаемо незаблокированных ячеек;
  • Форматирование ячеек – разрешаем форматировать ячейки, которые заблокированы
  • Форматирование столбцов – изменение ширины, сокрытие и отображение, вставка и удаление столбцов;
  • Форматирование строк — изменение высоты, сокрытие и отображение, вставка и удаление строк;
  • Удаление столбцов – ограничение только на удаление;
  • Удаление строк – аналогично предыдущему;
  • Сортировка – разрешение на сортировку диапазонов, не содержащих защищаемых ячеек;
  • Использование автофильтра – разрешаем или запрещаем пользоваться автофильтром;
  • Использование сводных таблиц и сводных диаграмм разрешаем или запрещаем использовать сводные таблицы и диаграммы;
  • Изменение объектов – разрешить изменение диаграмм и графических объектов (фигур, SmartArt, WordArt, изображений и уравнений)
  • Изменение сценариев – разрешение на использование сценариев.

Выбрав нужные разрешения, можно задать пароль для снятия защиты с листа в соответствующем поле (но это не обязательно).

Далее нажимаете Ок и сохраняете рабочую книгу. Все изменения вступят в силу сразу же.

Как снять защиту с листа

Чтобы снять установленную защиту – нажмите на ленте: Рецензирование – Изменения – Снять защиту с листа.

Если лист был защищен паролем, программа попросит его ввести. Если Вы не знаете пароля – снять защиту не удастся.

Как защитить файл Эксель

Разработчики предлагают нам несколько способов защиты рабочей книги:

  1. Задать пароль на открытие книги. Чтобы защитить рабочие документы от нежелательного просмотра –нажмите на ленте: Файл – Защита книги – Зашифровать с использованием пароля.

В открывшемся окне задайте пароль на открытие, нажмите Ок, повторите пароль и снова Ок. Запишите установленный пароль, чтобы не потерять его!

Чтобы снять пароль на открытие – выполните на ленте те же команды, но поле для пароля оставьте пустым.

  1. Защитить структуру книги от изменений. Для этого нажмите на ленте Файл – Защита книги – Защитить структуру книги.

При необходимости, задайте пароль, иначе снять защиту сможет любой пользователь. Такая защита запрещает создание, удаление, сокрытие, отображение рабочих листов.

Чтобы снять защиту структуры, повторите те же действия, которые производили для установки;

  1. Финализирование рабочей книги. Эта опция позволяет временно отключить любые изменения для рабочей книги. Она будет открываться только для чтения. Чтобы выполнить финализирование, нажмите на ленте: Файл – Защита книги – Пометить как окончательный.

Чтобы отменить пометку – выполните те же действия, что и для финализирования. Еще один способ – нажмите «Все равно редактировать» в строке-предупреждении вверху рабочего листа.

Как видим, финализирование несет, в большей степени, информационную составляющую, сообщает, что документ завершен. Для этого инструмента не предусмотрено паролей.

Так же, можно обеспечить определенную долю защиты добавлением цифровой подписи, но этот инструмент я раскрывать не буду в виду его низкой востребованности.

Уж точно защитит рабочую книгу от изменений сохранение в формате PDF. Для этого при сохранении файла выберите Тип файла «PDF».

Защита VBA-проекта и макросов

Если у Вас есть макросы, или VBA-код, который нужно защитить, выполните такую последовательность действий:

  1. Нажмите Alt+F11 для открытия редактора Visual Basic (либо откройте его другим известным Вам способом);
  2. В окне «Project» выберите нужный Вам модуль, кликните по нему правой кнопкой мыши;
  3. В контекстном меню выберите «VBAProject Properties…»
  4. В открывшемся окне «VBAProject – Project Properties» перейдите на вкладку «Protection».
  5. Установите галочку «Lock project for viewing» и запишите пароль в поля «Password» и «Confirm Password».
  6. Жмите Ок, пароль на просмотр и изменение макросов будет применен после следующего открытия файла.

Соответственно, чтобы отменить установку пароля, сделайте обратное действие.

Уточню, что продукты Microsoft Office, в том числе и Эксель, весьма лояльны к программам, подбирающим пароли доступа. Поэтому, перечисленные здесь виды защиты не уберегут Ваши документы абсолютно от всех угроз. Поэтому, не размещайте Вашу коммерческую и личную информацию для публичного доступа, ведь она может быть использована профессиональными мошенниками. Тем не менее, для работы в пределах офиса, эти инструменты вполне подходят.

Вот и все. Как всегда, жду Ваших комментариев с вопросами.

Следующая публикация у нас мегаважная – поиск и исправление ошибок в расчетах. Обязательно для прочтения!

Поделиться, добавить в закладки или распечатать статью

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *