Печать в Excel — что настроить и как не оплошать

Настройка печати в Excel

Когда вы создаете документы для печати (например, отчеты, счета, накладные и т.д.) – важно настроить их так, чтобы распечатанный лист выглядел корректно, удобно и логично. Какие можно делать настройки рабочего листа – я расскажу в этом посте.

Большинство настроек можно сделать в окне «Параметры страницы». Его вызывают, нажав на пиктограмму в углу ленточного блока Разметка страницы – Параметры страницы.

Параметры страницы Excel

Пиктограмма «Параметры страницы»

Ориентация страницы в Excel

В зависимости от формы данных на листе, вы можете выбирать книжную (вертикальную) или альбомную (горизонтальную) ориентацию. Сделать это можно такими способами:

  1. Выполните ленточную команду Разметка страница – Параметры страницы – Ориентация. В открывшемся меню выберите один из двух вариантов
  2. Выполните Файл – Печать, в окне настройки печати так же можно выбрать ориентацию
Ориентация листа Excel

Настройка ориентации листа

  1. В диалоговом окне «Параметры страницы» на вкладке «Страница», блок «Ориентация» — выберите нужный переключатель
Настройка ориентации в Excel

Ориентация в окне «Параметры страницы»

Каждый из перечисленных способов изменит ориентацию активного листа, или всех выделенных листов.

Как изменить размер страницы в Эксель

Хотя большинство принтеров печатают на листах А4 (21,59 см х 27,94 см), вам может понадобиться изменить размер печатного листа. Например, вы готовите презентацию на листе А1, или печатаете фирменные конверты соответствующих размеров. Чтобы изменить размеры листа, можно:

  1. Воспользоваться командой Разметка страница – Параметры страницы – Размер.
Размер листа Excel

Изменение размера листа в Excel

  1. Выполнить Файл – Печать и выбрать нужный размер
  2. В окне «Параметры страницы» выбрать из списка «Размер бумаги»

Настраиваем поля в Excel

Поля в Эксель – это пустые области страницы между краем листа и границей ячеек. Чтобы настроить поля, есть несколько способов:

  1. Выполнить ленточную команду Разметка страница – Параметры страницы – Поля. Откроется меню для выбора одного из вариантов полей. Кроме того, вы можете нажать «Настраиваемые поля…», чтобы установить размеры вручную
Настроить поля в Excel

Настройка полей в Эксель

  1. Выполните Файл – Печать, в соответствующем разделе есть аналогичное меню
  2. Вызовите окно «Параметры страницы» и перейдите на вкладку «Поля» для точной настройки. Здесь вы сможете вручную указать размеры левого, правого, верхнего и нижнего полей, а так же, колонтитулы. Здесь же можно отцентрировать рабочую область относительно полей, установив соответствующие галочки (на миниатюре в центре листа будет указано новое положение).

Добавляем колонтитулы в Excel

Колонтитулы – это информационные области сверху и снизу страницы на полях. Колонтитулы повторяются на каждой печатной странице, в них записывают вспомогательную информацию: номер страницы, имя автора, название отчета и др. Сверху и снизу страницы есть по три поля для колонтитулов (левое, центральное и правое).

Колонтитулы в Excel 2013

Колонтитулы в Майкрософт Эксель

Да вставки колонтитулов – перейдите в режим разметки страницы, т.к. здесь явно выделены области колонтитулов. Кликните внутри одного из колонтитулов и напишите информативный текст. При этом, появляется ленточная вкладка «Работа с колонтитулами», которая содержит дополнительные команды.

Так, можно вставить автоматический колонтитул, который будет указывать номер текущей страницы, количество страниц на листе, имя файла и др. Чтобы вставить автоматический элемент – выберите его на ленте: Работа с колонитулами – Конструктор – Элементы колонтитулов. Эти элементы можно сочетать друг с другом и с произвольным текстом. Для вставки — установите курсор в поле колонтитула и кликните на иконку в группе «Элементы колонтитулов» (см. рисунок).

На вкладке «Конструктор» можно задать дополнительные параметры для колонитулов:

  • Особый колонтитул для первой страницы – колонитулы первой страницы не повторяются на остальных страницах. Удобно, если первая страница — титульная.
  • Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц – подходит для нумерации страниц при печати буклета
  • Изменять масштаб вместе с документом – установка включена по умолчанию, колонтитулы масштабируются так же, как и вся страница. Рекомендую держать этот параметр включённым, чтобы обеспечить целостность компоновки листа
  • Выровнять относительно полей страницы – левый и правый колонтитулы выровнены по соответствующим границам полей. Этот параметр так же установлен по умолчанию, изменять его нет особого смысла.

Колонтитулы – удобный инструмент для придания последнего штриха своей работе. Наличие качественных, информативных колонтитулов – это признак профессионализма исполнителя.

Вставляем разрыв страницы в Excel

Если вам нужно в каком-то месте листа вставить принудительный разрыв страницы, установите курсор в ячейку справа ниже места разрыва и выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Вставить разрыв страницы. Например, чтобы вставить разрыв после столбца D и строки №10, выделите ячейку E11 и выполняйте приведенную команду.

Сделать разрыв страницы в Excel

Вставка разрыва страницы

Чтобы удалить разрыв – есть обратная команда: команду Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Удалить разрыв страницы. Чтобы удалить все разрывы, созданные вручную, есть команда Разметка страницы – Параметры страницы – Разрывы – Сброс разрывов страниц.

После вставки разрыва, на листе появятся разделители страниц. В режиме страничного просмотра они принимают вид синих рамок, перетаскивая которые, можно изменять печатные границы страниц.

Добавляем заголовок в Excel

Когда вы печатаете большие таблицы, нужно, чтобы шапка таблицы повторялась на каждой странице. Если вы использовали закрепление областей, то при печати эта функция никак не скажется на шапке, она будет напечатана лишь на первой странице.

Чтобы ячейки повторялись на каждой печатной странице, выполните ленточную команду Разметка страницы – Параметры страницы – Печатать заголовки. Откроется окно «Параметры страницы», вкладка «Лист». В этом окне, в полях «Сквозные строки» и «Сквозные столбцы» укажите ссылки на строки и столбцы для повторения на каждом листе. Учтите, выделенные ячейки не будут физически присутствовать на каждой странице, а только повторятся при печати.

Повторяющиеся строки Excel

Добавление заголовков в Эксель

Настраиваем в Excel масштаб печати

Иногда информацию на листе не получается разместить компактно, чтобы она помещалась в нужное количество страниц. Не всегда удобно подбирать ширину столбцов и высоту строк, чтобы получить хорошо скомпонованный лист. Куда удобнее изменить масштаб печати (не путать с масштабом отображения). Используя эту опцию, вы изменяете масштаб ваших данных на печатной страничке.

Для изменения масштаба печати, используйте ленточные команды Разметка страницы – Вписать. Можно задать масштаб вручную с помощью счетчика «Масштаб», но гораздо легче и быстрее использовать раскрывающиеся списки «Ширина» и «Высота». Благодаря им, вы можете задать какое количество листов по ширине и высоте у вас будет. Например, чтобы вписать данные в одну страницу по ширине, установите: Ширина – 1 страница; Высота – Авто.

Настраиваем в Excel масштаб

Масштаб печати в Эксель

Сокрытие перед печатью

Если какие-то данные печатать не нужно, их можно просто скрыть. Например, скрывайте строки и столбцы, содержащие техническую информацию, оставляйте только значимые данные. Чаще всего, отчёты не должны содержать подробности расчетов, а лишь отображать их результаты и выводы, наталкивая на определенные управленческие решения.

Еще можно сделать непечатаемыми объекты. Для этого выделите его и нажмите правой кнопкой мыши на рамке объекта. В контекстном меню выберите «Формат…». В открывшемся диалоговом окне в группе «Свойства» снимите флажок Выводить объект на печать.

Печать объектов Excel

Настройка печати объектов Эксель

Представления в Excel

Если вы используете один документ с различной компоновкой отображения, вам приходится часто изменять одни и те же параметры отображения и форматирования.  Например, вы ежедневно обновляете исходные данные и расчёты, которые потом скрываете при печати. Вместо этого, можно создать несколько представлений одного и того же листа, после чего изменение отображения занимает пару секунд и несколько кликов.

То есть, представления в Эксель – это сохранённые настройки форматирования и отображения, которые можно в любой момент применить, вместо того, чтобы делать это вручную. Программа сохраняет следующие настройки форматирования в представлениях:

  1. Режим отображения рабочего листа
  2. Настройки рабочих листов для печати
  3. Скрытые строки и столбцы
  4. Выделенные ячейки и положение курсора
  5. Размеры и положение окон
  6. Закрепленные области

После того, как вы сделаете все перечисленные настройки, выполните команду Вид – Режимы просмотра книги – Представления – Добавить. В открывшемся окне  «Добавление представления» задайте имя нового представления и сделайте выбор в предложенных уточнениях. Нажмите «ОК», и представление создано!

Представления в Microsoft Excel

Добавление представления в Эксель

В будущем, чтобы применить к книге сохраненное представление, выполните Вид – Режимы просмотра книги – Представления, выберите в списке нужное представление и нажмите «Применить». К сожалению, представления не работают, если на листе есть размеченные таблицы Excel, это ограничивает использование инструмента.

Вот такие настройки листов можно и нужно делать при подготовке к печати (и не только). Настройте рабочие книги правильно, чтобы отчеты выглядели идеально. Даже самые качественные расчеты выглядят скучно и бесполезно, если они не отформатированы и не подготовлены к печати. Даже если вы рассылаете отчеты по почте, скорее всего руководитель захочет их распечатать. Поэтому, я рекомендую готовить к печати каждый лист отчета, независимо от способа передачи на рассмотрение!

Друзья, если вам остались непонятны какие-то детали по материалам поста, задавайте вопросы в комментариях. И не забудьте подписаться на обновления, становитесь профессионалами вместе с сайтом OfficeЛЕГКО.com! Всегда Ваш, Александр Томм

18 комментариев

  1. Владимир

    Здравствуйте, какое решение можно найти для следующего случая? Есть большая таблица (более 3 листов) и есть в конце подписи должностных лиц. При печати выводится не вся таблица, а ее сегмент неопределенной заранее длинны. Может меньше страницы, а может более 2-х. При этом подписи так же должны быть. Но раз длина не определена заранее, то может получиться ситуация, когда подписи окажутся на разных страницах. Если поставить принудительный разрыв, то может получиться что в таблице одна строка, а подписи на другой странице, что тоже неприглядно. Возможно ли автоматическое решение, без вмешательства оператора при каждой печати? Заранее благодарен

    1. Александр Томм (Автор записи)

      Владимир, можно попробовать вставить подписи в колонтитулы, но получится не очень. Либо же, решить задачу с помощью VBA, но лучшим выходом будет все же контролировать глазами передпечатью

  2. Наталья

    Здравствуйте, помогите мне пожалуйста, проблема:печатаю карточки раскладки и почему-то на некоторых печатается название странички на самом верху, а оно мне не нужно, на листе когда просматриваешь таблицы, его нет, а как просмотр для печати, так название тут как тут, не на всех , но все же присутствует

    1. Александр Томм (Автор записи)

      Здравствуйте, Наталья. Возможно, у Вас настроены колонтитулы, чтобы сказать точно — нужно видеть файл. Отпишитесь в форму обратной связи, посмотрим вместе что не так

  3. Екатерина

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как сделать так, чтобы при печати листа печаталось и его название??

    1. Александр Томм (Автор записи)

      Екатерина, здравствуйте. Вам нужно добавить колонтитул (как — см. в этой статье). Когда добавите — выделите его, и на ленте нажмите Работа с колонитулами – Конструктор – Элементы колонтитулов — Имя листа. Теперь в выбранном расположении будет отображаться и печататься имя листа.

  4. Сергей

    как форматировать автоматический разрыв страницы (синяя пунктирная линия) получается 40 с лишним страниц. формат а4 раньше умещал на два листа. сейчас что — то случилось не могу справиться.

    1. Александр Томм (Автор записи)

      Сергей, здравствуйте. Их можно перетягивать вручную, но лучше на ленте воспользоваться инструментом «Разметка страницы — Вписать». Выберите там количество листов по ширине и высоте, остальное Excel сделает сам

  5. Андрей

    Возможно настроить в диалоговом окне “параметры страницы” вкладка “поля” свои размеры полей так чтобы после закрытия документа и его сохранения при дальнейшей работе с файлами не настраивать эти размеры повторно?

    1. Александр Томм (Автор записи)

      Андрей, конечно можно. Для этого сохраните представление с нужными Вам полями и при работе с документом применяйте это представление. Как это делается, читайте именно в этой статье!

  6. Тимур

    Добрый день!
    подскажите, пожалуйста, как настроить параметры, чтобы при печати большого документа (более 10 страниц) на 1 листе напечатанного текста выводилось по 10 строк (а не вся страница)

    1. Александр Томм (Автор записи)

      Тимур, интересная и совсем нестандартная задача. Можно вставить разрывы страниц в нужных местах таблицы

  7. Татьяна

    Подскажите, пожалуйста, как можно настроить лист эксель, чтобы первая страница печаталась альбомной ориентации, а последующие страницы книжные. И это важно ,Чтобы на одном листе!!!!Спасибо

    1. Александр Томм (Автор записи)

      Татьяна, здравствуйте. В отличие от того же Word, Эксель не умеет раздельно управлять страницами одного рабочего листа.
      Могу предложить сделать еще один лист с первой страницей только для печати с альбомной ориентацией. Тогда нужно будет исключить оригинальную первую страницу из области печати, а распечатывать не «Активный лист», а «Всю книгу».
      Или вариант сложнее — написать VBA-макрос, который будет при печати оперативно менять настройки в зависимости от того, какой лист печатается.

  8. Татьяна

    Здравствуйте! Подскажите в чем проблема? При предварительном просмотре таблицы, поля так как надо,а в напечатанном виде поля очень большые,чуть меньше поля ставлю получаются обрезаными и в екселе и в ворде?

    1. Александр Томм (Автор записи)

      Татьяна, здравствуйте. Видимо, проблема не с программой и нужно искать неполадку в настройках принтера. Я бы начал с калибровки. Как это делается — читайте в инструкции к принтеру

  9. azalka

    возможно ли в книге Excel задать параметры печати (поля, например) для нескольких (или всех) страниц одновременно, чтобы не устанавливать на каждой странице отдельно? или, чтобы при переносе формата на новую страницу, переносились бы и настройки печати?

    1. Александр Томм (Автор записи)

      Здравствуйте. Вы можете задать для всех страниц листа одинаковые настройки печати. Чтобы перенести настройки на другой лист — сохраните их как представление и примените это представление для другого листа. В этой статье есть описание, как работать с представлениями.
      Спасибо за Ваш комментарий!

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *