Как работать с файлами MS Excel

Как работать с файлами Excel

Привет, друзья. Сегодня я расскажу, как создать файл Эксель, открыть уже существующий, сохранить его и закрыть.

Каждая рабочая книга Excel хранится в отдельном файле. Поэтому, очень важно уметь правильно обращаться с файлами. Здесь я опишу по нескольку способов выполнения действий с документами. Советую попробовать каждый и выбрать – какой из них самый удобный, а может, вы будете пользоваться многими из них.

Все выкладки на этом блоге я привожу из Microsoft Office 2013. Если вы пользуетесь другой версией – вид некоторых команд и окон могут немного отличаться, но их общий смысл сохраняется. Если вы не нашли описанный инструментарий в своей версии программы – спросите в комментариях или через форму обратной связи. Я обязательно отвечу на ваши вопросы.

Создание документа Эксель

Если программа Excel у вас еще не открыта, кликните на ярлыке MS Excel на рабочем столе или в меню «Пуск». После загрузки Эксель, появится стартовое окно с выбором шаблонов. Для создания нового документа, кликните на одном из них, или выберите «Пустая книга».

Стартовое окно Excel 2013

Стартовое окно Эксель

Если же MS Excel уже запущен, для создания:

  1. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. После нажатия, будет немедленно создана новая рабочая книга
  2. Выполните ленточную команду Файл – Создать. Её выполнение приведёт к открытию стартового окна, где можно создать файл из шаблона, либо чистую книгу.

Как открыть документ Эксель

Если программа Эксель еще не запущена, чтобы открыть созданный файл, найдите его в проводнике Windows и дважды кликните по нему мышью. MS Excel будет запущен и сразу откроется выбранный вами документ.

Если программа уже запущена, есть несколько способов для открытия рабочей книги:

  1. Нажмите комбинацию Ctrl+O. После нажатия будет открыто окно Эксель, где можно выбрать один из последних файлов, с которыми вы работали. Либо же, можно открыть документ из файлового хранилища One Drive или любого подключенного к компьютеру диска
Открытие документа Эксель

Открытие документа Excel

  1. Это же окно можно увидеть, если выполнить на ленте Файл – Открыть. В левой части мы выбираем расположение файла. Справа – выбираем нужную рабочую книгу

Если в окне «Открыть» выбрать расположение «Компьютер — Обзор», откроется окно проводника, где можно выбрать фильтр открываемого файла, а также, способ открытия:

  • Открыть – открывает выбранный файл Excel для редактирования
  • Открыть для чтения – открывает файл без возможности редактирования
  • Открыть как копию – создаёт дубликат документа и открывает его с возможностью редактирования
  • Открыть в браузере – если такая возможность поддерживается, открывает рабочую книгу в интернет-браузере
  • Открыть в режиме защищенного просмотра – открывает документ, применяя режим защищенного просмотра
  • Открыть и восстановить – программа попытается восстановить и открыть файл, который был аварийно закрыт без сохранения
Открытие файла с диска

Открытие файла с диска

Сохранение документа Эксель

Хотя в Microsoft Excel есть хорошие инструменты автосохранения и восстановления данных, я рекомендую завести привычку сохранять рабочую книгу время от времени, даже если не закончили работать с ней. Вы, как минимум, будете чувствовать себя более уверенными в том, что результаты вашей работы не потеряются.

Чтобы сохранить документ, могу предложить вам 4 способа:

  1. Используйте комбинацию клавиш Ctrl+S
  2. Используйте комбинацию клавиш Shift+F12, или F12 (для сохранения документа под новым именем)
  3. Нажмите «Сохранить» на панели быстрого доступа
  4. Выполните ленточную команду Файл – Сохранить, или Файл – Сохранить как (если хотите сохранить книгу, как новый документ)

Если вы первый раз сохраняете свою рабочую книгу, любая из этих команд откроет окно «Сохранить как», где вы сможете выбрать место сохранения, тип файла и его имя. Для этого, нажмите кнопку «Обзор».

Окно "Сохранить как" в Excel

Окно «Сохранить как»

Если же вы сохраняли документ ранее, программа просто сохранит файл поверх последней сохранённой версии.

Как закрыть рабочую книгу Эксель

Когда работа с файлом закончена, лучше его закрыть, чтобы освободить системную память. Вы можете это сделать такими способами:

  • Нажать на крестик (х) в правом верхнем углу окна программы
  • Выполнить команду Файл – Закрыть
  • Дважды щёлкнуть на пиктограмме системного меню в верхнем левом углу окна
Пиктограмма системного меню Excel

Пиктограмма системного меню Эксель

  • Воспользоваться комбинациями клавиш Ctrl+W, или Alt+F4

Если на момент закрытия в файле есть не сохраненные изменения, программа спросит, что нужно делать:

  • Сохранить – сохранить все изменения и закрыть документ
  • Не сохранять – закрыть рабочую книгу без сохранения
  • Отмена – не закрывать файл
Закрытие рабочей книги Excel

Закрытие рабочей книги Эксель

Вот и все способы обращения с файлами Эксель. А в следующем посте я расскажу, как настроить автосохранение вашей рабочей книги. До встречи!

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *