Форматы данных Microsoft Excel

Форматы данных

Вы уже разобрались с типами данных, внесли нужную информацию на рабочий лист, и даже воспользовались расширенными возможностями ввода, что очень облегчило работу. Осталось задать формат числовым данным и можно проводить какие-то расчёты. Давайте же скорее отформатируем ячейки в соответствии с их назначением.

Вы уже знаете, что форматирование никак не изменяет данных, а лишь корректирует их отображение на листе. Давайте посмотрим, как выглядят данные, отформатированные в различных форматах:

Форматы данных

Данные в различных форматах

Чтобы отформатировать значения, нужно выбрать ячейку или группу ячеек, для которых проводится форматирование. Практически всегда мы видим в адресной строке исходное значение, а в ячейке на листе – отформатированное. Исключения составляют «Процентный» формат, «Дата» и «Время».

Автоформатирование чисел в Эксель

Иногда форматирование делать и не нужно вовсе. Excel может сам понимать формат написанного числа. Например, если ввести в ячейку значение «15%» (число со знаком процента), для него автоматически будет выбран «Процентный формат». Та же история с вводом дат. Введите дату в привычном для всех формате (например, 15.02.2016) и программа это поймёт, установив формат «Дата». Для значения «12:30» будет выбран формат «Время», а для «1 1/25» — «Дробный». Этого помогает значительно сократить время, затрачиваемое на форматирование.

Форматирование с помощью ленточных команд

На вкладке ленты «Главная» (блок «Число») вынесены самые популярные команды форматирования данных:

Форматирование на ленте

Форматирование числа командами на ленте

  • В выпадающем списке представлены 11 часто применяемых форматов данных
  • Кнопка «Финансовый числовой формат» — формат с разделителями разрядов, двумя знаками после запятой и выбранным знаком валюты
  • Процентный формат – число умножается на 100 и добавляется символ «%»
  • Формат с разделителями – разделители разрядов, два знака после запятой
  • Кнопки «Увеличить разрядность» и «Уменьшить разрядность» — добавляют и уменьшают количество десятичных знаков после запятой

Диалоговое окно «Формат ячеек» Microsoft Excel

Диалоговое окно «Формат ячеек» позволяет выполнить глубокую настройку форматирования. Чтобы вызвать это окно, используйте один из перечисленных способов:

  1. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1
  2. На ленте в блоке «Число» нажмите на пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу блока
  3. На ленте в блоке «Число» в раскрывающемся списке выберите «Другие числовые форматы…»
  4. Кликните правой кнопкой мыши на ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»
Окно "Формат ячеек"

Окно «Формат ячеек»

Формат данных выбираем на вкладке «Число» диалогового окна. Вкладка разделена на две части. В левой мы выбираем формат числа из приведенного списка, а в правой – делаем дополнительные настройки. Вы можете выбрать следующие форматы:

  • Общий – устанавливается в ячейках по умолчанию. Формат не имеет настроек, внешний вид данных определяется MS Excel автоматически
  • Числовой – настройка для десятичных чисел. Настраивается количество знаков после запятой, отображение разделителя разрядов и вид отрицательного числа
  • Денежный – название говорит само за себя. Настраивается количество знаков после запятой и значок денежной единицы
  • Финансовый – аналогичен денежному, но значок валюты имеет отступ от числа. При записи в строках, значки располагаются друг под другом
  • Дата – форматы отображения даты, настраивается макет отображения и регион для подбора вариантов
  • Время – Аналогично «Дата», но отображается только время
  • Процентный – исходное число умножается на 100 и добавляется значок «%». Настраивается количество знаков после запятой
  • Дробный – настраиваются варианты отображения числа в виде простой дроби
  • Экспоненциальный – настраивается количество знаков после запятой
  • Текстовый – заставляет Excel интерпретировать содержимое, как текст. Формат не имеет настроек
  • Дополнительный – содержит четыре дополнительных формата. Которые используются реже: Почтовый индекс, Индекс, Номер телефона, Табельный номер.
  • Все форматы – позволяет сделать пользовательские настройки отображения. Этому очень мощному инструменту я, пожалуй, посвящу отдельный пост.

Мы с вами рассмотрели настройки форматов чисел, и теперь ваши расчёты будут оформлены с учётом особенностей данных. Если все данные имеют корректные форматы – лист хорошо читается, с ним проще работать.

В следующих постах мы рассмотрим работу с окнами, листами, ячейками Excel.

У вас остались вопросы по теме поста? Пишите комментарии, постараюсь помочь!

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *