Внесение данных в Excel Ч.2. Запись данных в ячейку

Внесение данных

Доброго времени суток. Мы уже знаем, какие типы данных есть в Excel, давайте же попробуем заполнить ими рабочий лист.

Важно не путать содержимое ячейки и формат его отображения. Одно и то же значение можно показать в виде процентов, десятичной дроби или, например, даты, но реальное содержимое клетки не изменится. Можно изменить вид и цвет шрифта, количество знаков после запятой, настраивать вид как вам нужно, без изменения самих данных.

При выделении клетки, её содержимое отображается на листе и в строке формул. Если ввести в ячейку формулу, то она будет отображена в строке формул, а в ячейке появится результат вычисления.

Записываем текст в ячейку

Чтобы внести текст в ячейку – поместите в неё курсор (мышью или клавишами стрелок) и введите нужную информацию. Чтобы закончить введение – нажмите Enter (курсор сместится на одну строку вниз), или любую из клавиатурных стрелок (курсор сместится в направлении стрелки). Чтобы отменить изменения до окончания ввода – нажмите Esc.

В одну ячейку можно внести до 32 тыс. символов текста, это очень много, уж поверьте.

Часто, введённый текст длиннее, чем ширина ячейки. Тогда программа пытается отобразить наибольшее возможное количество знаков. Если ячейки справа пустые, Эксель наложит текст сверху на них (хотя физически данные останутся в одной ячейке). Если клетки справа заполнены – отобразится столько символов, сколько возможно. Остальные знаки не будут показаны, хотя и останутся в ячейке. Чтобы отобразился весь текст, можно:

  • Сократить данные, чтобы их длина не превышала ширины ячейки
  • Уменьшить размер шрифта
  • Изменить размеры ячейки (потянуть за правую границу столбца в заголовке)
  • Включить перенос строк, чтобы программа записала текст в несколько строк, а не в одну (Главная – Выравнивание – Перенести текст)

Длинный текст или формулы могут быть не видны полностью и в строке формул. Чтобы это исправить – потяните за нижнюю границу строки формул или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+U.

Ввод числовых значений, дат и времени

Числовые значения в Excel вводятся так, как и в обычном письме. Для разделения целой и десятичной части дроби используется запятая (для русскоязычного варианта программы). Введенные данные можно отформатировать так, чтобы они легко читались на листе.

Как я уже указывал в посте «Типы данных», для представления дат используется последовательная нумерация, начиная с 01.01.1900 (для MS Windows). То есть, любая дата – это число, обозначающее сколько дней прошло с 1 января 1900 года. Аналогично, время – это дробная часть описанного числа. Например, полдень – это ½, а один час – это 1/24 (0,0417). Давайте проведем эксперимент – в любой ячейке напишем: «=42370,5». Нажмем комбинацию клавиш Ctrl+1 для выбора формата отображения, в открывшемся диалоговом окне выберем формат «Дата и время», как указано на рисунке. В итоге, формула в строке формул останется прежней, а формат отображения покажет дату и время: 01.01.16 12:00. Мы с вами наглядно убедились, что дата и время в Эксель – это не текст, а числа. Кстати, над ними можно выполнять математические операции (например, вычитание и сложение).

Не пугайтесь, вам не придётся высчитывать, какое число соответствует нужной дате, чтобы внести её в ячейку. Эксель умеет интерпретировать стандартные форматы записи дат. Если вы запишете в клетке «01.01.16 12:00», программа поймёт, что это дата и сама высчитает нужное число. Excel редко доставляет проблемы в работе с датами.

Дата и время

Формат числа «Дата и время»

Ввод формул

Формулы Excel – это вычисляемые значения. Они могут быть статическими или динамическими.

  • В статических формулах участвуют цифры, математические операнды, встроенные функции Эксель. Результат вычисления такой формулы не зависит от других ячеек и изменится только если изменить саму формулу;
Статическая формула

Статическая формула Excel — не зависит от других ячеек

  • Динамические формулы включают ссылки на значения в других ячейках. Соответственно, если изменить данные в этих ячейках, формула будет пересчитана.
Динамическая формула

Динамическая формула — зависит от ячейки B3

Удаление содержимого из ячейки

Если информация в ячейке, или группе ячеек уже не нужна – её желательно удалить. Есть 6 способов очистки данных:

  1. Удалить непосредственно ячейки или группы ячеек. Для этого выделите нужные ячейки и выполните команду на ленте: Главная – Ячейки – Удалить. Выделенные ячейки будут удалены, а на их место поднимутся клетки из строки ниже. Если нужно настроить параметры удаления – нажмите стрелку «Вниз» на комбинированной кнопке «Удалить». В открывшемся контекстном меню можно выбрать удаление всей строки, всего столбца и даже всего листа из книги. Там же можно изменить параметры сдвига при удалении – заполнение пустого места ячейками снизу или справа.
Удаление ячейки

Удаление ячейки с листа

  1. Очистить всё. Эта команда удалит содержимое ячейки, форматы, примечания, гиперссылки. Сама клетка, при этом, не удаляется. Для выполнения такой операции выберите на ленте Главная – Редактирование – Очистить – Очистить всё.
  2. Очистить форматы. Очевидно, что эта команда очищает только форматирование. Выполнение: Главная – Редактирование – Очистить – Очистить форматы.
  3. Очистить содержимое – удалить из ячеек только информацию, форматирование и примечания сохранить. Команда на ленте: Главная – Редактирование – Очистить – Очистить содержимое.
  4. Очистить примечания – удаляет примечания к ячейкам. Расположение команды на ленте: Главная – Редактирование – Очистить – Очистить примечания.
  5. Очистить гиперссылки – удалить из содержимого все гиперссылки, текст в ячейке остаётся неизменным. Команда: Главная – Редактирование – Очистить – Очистить гиперссылки.
Очистка ячеек

Очистка ячеек Excel

Замена содержимого ячейки Эксель

Вместо удаления данных из ячейки Excel, можно заменить их другими. Для этого есть много способов, вот несколько из них:

  • Ввести данные вручную. Просто установите курсор в нужную ячейку, введите новое содержание и нажмите Enter. Старая информация будет удалена, а на её месте появятся только что введенные данные. Форматирование ячейки не изменится;
  • Перетащить другую ячейку. Допустим, нужное содержимое уже есть в другой ячейке. Просто хватайте эту клетку за одну из границ мышью и тяните в нужное место. В итоге, ячейка заменит собой ненужную (переместятся данные, форматы, примечания, ссылки на эту ячейку в формулах изменят координаты). Не путайте перетягивание ячейки и «растягивание», как мы уже делали в первых расчетах.
  • Скопировать данные из другой ячейки. Выделяем ячейку (или группу ячеек) с нужными данными и жмём на ленте Главная – Буфер обмена – Копировать. Скопированный диапазон будет обведен анимированной «бегающей» рамкой. Это значит, что клетки перемещены в буфер обмена. Поставьте табличный курсор в ячейку для вставки. Если скопирован диапазон ячеек – выделяйте ту клетку в которой должно быть верхнее левое значение диапазона. Нажмите Главная – Буфер обмена – Вставить (или комбинацию клавиш Ctrl+V), чтобы вставить значения. Скопированный диапазон не удаляется из буфера обмена и рамка не пропадает. скопированные данные можно вставить еще куда-нибудь.

Если вместо кнопки «Вставить» нажать «Ввод» на клавиатуре – информация будет вставлена и удалена из буфера обмена. Бегающая рамка исчезнет.

При таких способах вставки, программа вставляет в ячейку данные с форматированием. Благодаря команде Главная – Буфер обмена – Вставить – Специальная вставка, можно выбрать что именно нужно вставить. Например, только значения без форматирования, только форматирование, значения с форматами чисел и многое другое. Настоятельно рекомендую ознакомиться со всеми возможностями специальной вставки, т.к. это может быть очень полезным в работе.

Редактирование данных в ячейке

Если нужно изменить только часть текста или формулы, это можно сделать такими способами:

  • Установить курсор в нужную ячейку и произвести нужные корректировки в строке формул
  • Дважды щёлкните левой кнопкой мыши по содержимому в ячейке, текстовый курсор появится прямо в ячейке, можно вносить корректировки
  • Установите курсор в ячейке и нажмите клавишу F2. Аналогично, текстовый курсор появится прямо в ячейке

Если вы хотите закончить редактирование – нажмите Enter или галочку слева от строки формул. Если в процессе корректировки вы передумали вносить изменения – нажмите Esc или крестик слева от строки формул.

Кнопки управления

Кнопки управления редактированием

Вот такие нехитрые способы работы с данными поддерживаются в Microsoft Excel. Пользуясь этими возможностями каждый день, вы быстро к ним привыкнете и будете использовать те, которые уместны в каждой конкретной ситуации. Спустя небольшое время, вы сможете довести эти операции до автоматизма.

На этом всё, а в следующий раз мы рассмотрим специфические возможности Майкрософт Эксель в работе с данными на листе.

Как всегда, жду ваших вопросов в комментариях.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *