logo

Блог Александра Томма

О том, как заставить Microsoft Office работать на Вас

Как создать таблицу в Excel и выполнять в ней расчеты

Первые расчеты в Excel Дата: 4 ноября 2015 Категория: Excel
Поделиться, добавить в закладки или распечатать статью

Всем привет. Мы с вами уже знаем, как выглядит рабочая книга Эксель, из каких окон, меню и панелей она состоит. Самое время попробовать программу в деле, вы узнаете, как работать в Excel. Мы создадим новый документ, внесем в него данные, выполним простые расчеты и построим временную диаграмму. После освоения этого урока вы уже сможете работать в Экселе, выполнять лёгкие задачи. Это будет первый уверенный шаг к профессиональному использованию Эксель.

Перед нами стоит типичная задача – посчитать выручку от продаж некоего товара в 2015 году и сравнить его с в выручкой 2014 года помесячно. Приступим?

Исходные данные: ежемесячные объёмы продаж товара в 2015 году, стоимость единицы товара, выручка за 2014 год помесячно. Приступаем к расчетам.

Как создать документ Эксель

Если Excel у вас еще не запущен – нажмите Пуск — Все программы — Microsoft Office, и в открывшейся папке – Excel. Программа будет запущена. В открывшемся окне выберите Пустая книга.

Новый документ
Создание нового документа Excel

Если программа уже запущена – нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N для создания новой рабочей книги.

Заполняем лист Excel данными

В результате, перед вами новый пустой документ с активным листом «Лист 1». Давайте заполним его исходными данными. Начнём с шапки, т.е. определимся со структурой таблицы. Пусть в первом столбце будут месяцы года.

  • Кликните левой кнопкой мыши в ячейку А1, она будет активизирована для заполнения. Напишите: «Месяц»
  • Аналогично в колонке В1 запишем «Выручка 2015»
  • С1 – «Продажи»
  • D1 – «Цена»
  • E1 – «Выручка 2014»

Шапка готова.

Теперь напишем названия месяцев в столбце А. Установите курсор в ячейку А2, напишите «Январь» и нажмите Enter. Табличный курсор перенесётся на одну строчку вниз. Чтобы заполнить последующие месяцы – воспользуемся функцией Эксель – автозаполнение. Верните курсор в ячейку А2 и наведите мышью на квадратик в нижнем правом углу активной клетки. При этом, курсор превратится в чёрный крестик. Зажмите левую кнопку мыши и тяните курсор вниз, как бы растягивая надпись «Январь» вниз. Эксель автоматически будет записывать новые месяца в каждой следующей строчке.

Пока вы не отпустили мышь – программа показывает подсказку о том, какой месяц будет в соответствующей ячейке. Посмотрите, на рисунке я дотянул список месяцев до мая. Вы же протяните курсор на 11 строчек вниз, на подсказке отобразится «декабрь». Отпускайте мышь и «вуа-ля», одним взмахом руки мы прописали целых 12 месяцев!

Автозаполнение
Автозаполнение ячеек в MS Excel

Теперь заполним количества и цены. Поставим курсор в клетку С2, запишем количество и нажмём Ввод на клавиатуре. Выделение переместится в С3, там тоже запишем количество. Так, заполняем все продажи до декабря (С13). Аналогично поступим с ценами в столбце D. В нашем примере цены содержат копейки. В русифицированной версии Excel они отделаются от целой части запятой. В оригинальной версии – точкой. Еще заполним выручку 2014 года. Вот так будет выглядеть заполненная таблица данных:

Таблица с данными
Таблица заполнена исходными данными

Расчеты в Эксель

Исходные данные готовы, теперь нужно посчитать выручку от продаж, т.е. умножить количество проданного товара (столбец C) на его цену (столбец D).

Важно! Все формулы в Excel начинаются со знака «=». Если первый символ в ячейке – этот знак, программа понимает, что дальше будет следовать вычисляемая формула.

Активизируем ячейку B2 и вычислим выручку в январе 2015 года. Напишем «=» и кликнем левой кнопкой мыши на ячейку С2, задав ссылку на продажи января. Дальше ставим знак умножения «*» и кликаем на D2 – ссылка на стоимость товара. Жмём Enter и видим, что в выделенной ячейке отобразился результат расчётов, а в строке формул для этой ячейки – введенная нами формула. Excel извлечёт значение из С2 и умножит его на значение в D2. Если изменить любое из них – формула сразу же будет пересчитана. Больше информации о правилах расчета я написал в статьях Как писать формулы в Эксель и Как пользоваться функциями Excel. Там всё это расписано более детально.

Формула и результат
Формула и результат вычисления

Давайте протянем эту формулу на все строки таблицы, как мы делали с заполнением месяцев. Тянем за квадратик в правом нижнем углу ячейки с формулой. Результат – программа просчитала выручку для всех месяцев. Обратите внимание, при протягивании изменяются адреса ссылок в формуле. Например, в ячейке В12 у нас формула: =C12*D12, а не =C2*D2. Это потому, что у нас по умолчанию применились относительные ссылки.

Теперь вычислим разницу между выручкой 2014 и 2015 годов. Назовём столбец F – «Разница». Методика написания формул не меняется, только вычислим =В2-Е2, протянем формулу для всех месяцев. Видим, например, что в январе 2015 года наша выручка на 7,5 ед. меньше, чем в 2014.

Графики Excel

Осталась последняя задача – построить временную диаграмму и визуально оценить динамику продаж (более детально вопрос диаграмм я рассмотрел в нескольких статьях о графиках и диаграммах).

Чтобы построить график, нужно выделить диапазон (почитайте как правильно выделять ячейки) данных, на основании которых будет выстроена кривая. Наведите курсор мышки на ячейку А2. Зажмите левую кнопку и тяните курсор к ячейке В13. После этого отпустите кнопку мыши. Если вы всё сделали правильно, диапазон А2:В13 будет выделен тёмным цветом.

Строим график на основании выделенных данных. Для этого, не ленте перейдите на вкладку Вставка, а там – Диаграммы — Вставить график — График с маркерами. На экране появится диаграмма изменения выручки по месяцам 2015 года. Первый выделенный столбец программа использовала для подписей по горизонтальной оси, а второй – для значений по вертикальной.

Результат
Результат вычислений

Сохраняем расчеты

Чтобы сохранить наш документ – нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S, в открывшемся окне нажмите Обзор. Открывается стандартное окно сохранения, где нужно указать расположение файла и задать его имя. Нажатием кнопки Сохранить, подтверждаем создание нового файла.

Сохранение документа
Сохранение нового документа

Готовый документ можно сохранить как шаблон или, например, распечатать.

Вот мы и выполнили минимальную задачу, а заодно познакомились с основными возможностями Эксель. Дальше мы будем расширять и совершенствовать полученные знания. В ближайших постах мы рассмотрим типы данных, особенности их внесения и изменения, некоторые специальные возможности для ввода. Если у вас остались вопросы – задавайте в комментариях, обязательно отвечу.

Всегда ваш, Александр Томм.

Поделиться, добавить в закладки или распечатать статью

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

6 комментариев

  1. Сохранение файла начинающим лучше делать не контекстными клавишами Ctrl+S, а при помощи меню, командой «Сохранить». Это нагляднее и понятнее. Кроме того, не надо запоминать контекстные клавиши.

    Ответить
    1. Владимир, уважаю Ваше мнение, но не согласен с ним. Когда работу нужно выполнить быстро, нет альтернативы горячим клавишам. Их запоминание — вопрос лишь механики рук. Поэтому, я рекомендую своим читателям пользоваться именно комбинациями клавиш, т.к. это значительно упрощает и ускоряет работу.

      Ответить
  2. Александр а какой тип файла выбрать при сохранении?

    Ответить
      1. Спасибо Вам Александр! Все очень понятно. Я чайник, только начала изучать программу Exel и пока у меня получается.

        Ответить
        1. Здравствуйте, Елена. Спасибо Вам за положительный отзыв! Надеюсь, мой блог поможет Вам стать профессионалом. Если в процессе изучения у Вас появятся вопросы — пишите комментарии, буду отвечать.

          Ответить